Контрольная работа: Сучасне діловодство

· для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

· за визначений період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

· за авторами і виконавцями резолюцій;

· за контрольними чи неконтрольними резолюціями;

· за резолюціями, що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю;

· за резолюціями, виконаними у термін чи з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу. Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції – наскрізна взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документу. Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із списками задач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великий підрозділ. Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні види контролю з використанням звітів:

· Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

· Зведення про виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількість виконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто в зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладені посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненим чи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю – протоколювання дій користувача з ПК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, внесених до ПК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткового розділів ПК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

2 . Охарактеризувати документ: положення про структурний підрозділ

ПОЛОЖЕННЯ – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення). Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи.