Курсовая работа: Международная стандартизация в области управления документацией
· РЕМКО (Комитет по стандартным образцам).
ИСО трактует понятие «стандарт», как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов, соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом.[5]
2.3. Порядок разработки стандартов в сфере информации и документации
Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.
Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.
Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество – Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».
Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» (ISO 15489-2001, InformationandDocumentation – Recordsmanagement) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 InformationandDocumentation - Recordsmanagementprocesses – Metadataforrecords – Part 1:Principles).[6]
Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.[7]
Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требованиякуправлениюдокументами, содержащиесявстандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation – Requirements for records/documents management in standards).
Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Formsdesign – Basiclayout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными – Обмен информацией – Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Dataelementsandinterchangeformats – Informationinterchange – Representationofdatesandtimes).
Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Informationanddocumentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.
Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация – Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation – Presentationoftranslations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.
В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация – требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках – Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Informationanddocumentation – Requirementsforbindingofbooks, periodicals, serialsandotherdocumentsforarchiveandlibraryuse – Methodsandmaterials).
Полный перечень стандартов ИСО находится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ через Интернет На сайте также есть доступ к Сети мировых стандартов и услуг (ВССН), в которой собрана информация, поступающая с серверов всех организаций по стандартизации мира.[8]
3. Международная стандартизация в области управления
электронной документацией.
Технический комитет N 46 "Информация и документация" имеет в своей структуре подкомитет N 11 "Управление архивами/документами", созданный в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела. Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает австралийский национальный орган стандартизации. В работе подкомитета № 11 принимают участие четырнадцать национальных органов стандартизации (комитетов-членов ИСО) — Франции, США, Великобритании, Чешской Республики, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерланд, Ирландии, Австралии, Канады, Швеции. Кроме того, пять комитетов являются "наблюдателями" (Госстандарт России, Куба, Польша, Финляндия, Таиланд).
В 2001 году подкомитетом N 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 "Информация и документация — Управление документацией". Он базируется на выпущенных в 1996 году шести австралийских стандартах серии AS 4390 Records management ("Управление документацией"). [9]
Создание подобного стандарта является одним из ключевых решений в условиях современных тенденций глобализации мировых экономических отношений. Изменения политической и экономической ситуации в Европе с начала 2002 года (создание Евросоюза) фактически привели к созданию единого экономического пространства, объединившего несколько развитых государств, к созданию единого рынка. Нынешнее положение дел фактически заставляет государства в составе Евросоюза отказываться от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в том числе и от национальных систем управления документацией. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, в том числе и не входящих в Евросоюз, где им приходится "играть" по правилам национальной экономики. Именно новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации проблему выработки единого (межгосударственного) стандарта по управлению документацией. Результатом работы явилось издание 15 сентября 2001 года стандарта ИСО 15489.
Во-первых, в условиях развития мировой торговли организации, применяющие этот стандарт, могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами приняты во всем мире.
Во-вторых, для организации, работающей в нескольких странах, имеющих особые национальные системы делопроизводства, новый стандарт поможет создать единую функциональную систему управления документацией.
Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых государственными и негосударственными организациями в процессе их деятельности, а также частными лицами, обязанными создавать и использовать документы.
Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является работа с документами в различных отраслях экономики, он может применяться и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документацией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными документами в архивных учреждениях, несмотря на то, что в некоторых странах понятие "управление документацией" включает и управление архивами. Управление документацией в международном стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001. [10]
Терминология стандарта ИСО 15489 основана на терминах, регламентированных стандартом ИСО 5127 "Документация и информация – Словарь терминов", используемым при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами.[11] В стандарте ИСО 15489 термин "документация" определяется как информация, создаваемая, получаемая и сохраняемая в качестве свидетельства, обеспечивающая юридические взаимоотношения или деловую сделку. Термин "управление документацией" понимается как одна из функций управления, обеспечивающая эффективный и систематический контроль создания, получения, хранения, использования и размещения документов, в том числе процессов сбора и хранения в документной форме свидетельств и информации о деловой деятельности и сделках.
Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Часть 2 "Руководящие указания" содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и др.
Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации. Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.
В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.[12]