Курсовая работа: Управлінське документознавство: історія та сучаний стан в Україні
У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.
В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.
Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.
Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:
- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
- бути юридично правильно оформленим;
- подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;
- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.
Усі формати паперу поділяють на три ряди – А, В, С, Ряд А - основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.
Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.
Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.
Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.
Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.
Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.
Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.
Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.
Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.
Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.
Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.
Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.
Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації.