Реферат: Делопроизводство основа технологии управления
- анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
- подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
- организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.
6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Но если обратиться к истории и времени возникновения данных терминов, то между ними можно найти некоторые различия.
Итак, термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVII века и образован от словосочетаний «производство дела», а «делом» [5;356] в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных и административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин «дело» стал употребляться в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу», а «делопроизводством» стали называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введён новый термин - «документационное обеспечение управления», старый «делопроизводство» - не перестал использоваться. Возможные причины, по которым не произошло замены терминов:
-новый термин менее удобен в употреблении, так как состоит из словосочетания из трёх слов, а его аббревиатура (ДОУ) не совсем понятна и не уникальна (например, ДОУ - дошкольное образовательное учреждение),
-термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.
В итоге, в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее время можно использовать оба термина. Но термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами.
7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро [15;18].
Основными функциональными частями (компонентами) системы автоматизации делопроизводства в управлении организациями:
- средства и правила создания документов;
- ведения их электронного архива;
- поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.
Положительные стороны внедрения автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документирован