Реферат: Документирование 2

4. Классификация управленческой документации.

Все документы делятся на 2 группы:

- по общим и административным вопросам

- по функциям управления.

Классификация:

- по наименованию (служебные письма, приказы, договоры и т.д.)

- по месту составления (внутри и вне организации)

- по содержанию (простые (один вопрос) и сложные (несколько))

- по форме (индивидуальные (докладная записка) и трафаретные)

- по срокам исполнения (срочные и несрочные)

- по происхождению (служебные (связанные с деятельностью организации), личные)

- по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты).

5. C оставление договоров.

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Пример составления договора поставки материалов 1) предмет и срок договора. 2) указывается срок действия договора. 3) сумма договора. По соглашению сторон спецификация может быть пересмотрена (если кому-то что-то не нравится). 5) порядок и сроки поставки. 7) качество и комплексность продукции. 8) условия отгрузки, погрузки 9) цена и порядок расчета и должна обязательно указана цена за 1 ед. продукции без НДС, сам НДС, с НДС. 10) адреса сторон. Договор обычно хранится на п/п 5 лет, а за рубежом 10.

6. Составление приказов.

Приказ по личному составу это оформление, прием на работу, увольнение и перевод сотрудника из одной орг. в другую. Договор имеет реквизиты: наименование орг., наименование вида документа, дата, заголовок текста, сам текст, подписи или виза. В договор включается: общие положение, квалификация требованья и необходимый уровень знаний, обязанности, права, ответственность. Приказы по личному делу хранятся 75 лет.

7. Составление записок (Докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями. Она включает в себя: заголовок текста, выводы и предложения о конкретных действиях. Служебная записка - это документ различного назначения, как правило не имеет юридического статуса. Составляется в целях подстраховки. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий какой-либо факта или поступка.

8. Составление протоколов, актов, инструкций.

Протокол - это фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях. Оформление актов. Акт - это документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленные факты. Акт содержит реквизиты: наименование орг., наименование подразделения (кто составлял), дата, регистрационный номер, заголовок текста, сам текст и подписи. Может содержать приложения. Примеры актов: акт инвентаризации, акт аварии и т.д. Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые, и иные специальные стороны деятельности учреждений, а также должностных лиц и граждан.

9. Составление документов личного происхождения.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

1. заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий какую-либо просьбу заявителя.

2. резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические данные.

3. автобиография – документ, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке.

4. расписка – документ, подтверждающий получение его составителем каких-либо материальных ценностей.

5. личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенное действие от лица доверителя (автора доверенности).

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты:

-название вида документа