Реферат: Документирование 2

-дата

-подпись.

11. Основные функции и примерная структура канцелярии.

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители - это секретарь - стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Прием и регистрация (учет) документов

2). Распределение документов и доставка их исполнителям

3). Оформление и отправка исходящих документов

4). Стенографирование и печатание документов

5). Контроль над сроками исполнения документов

6). Формирование дел и сдача их в архив

7). Организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

13. Схема прохождения исходящей документации.

Составление проекта исходящего документа->Согласование проекта документа->Оформление документа (печатание)->Проверка правильности->оформления проекта документа->Подписание руководителем-.Регистрация документа->Простановка даты и индекса (номера) на документе->Проверка правильности адресования->Отправка документа адресату>Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы подготавливают в структурных подразделениях, к деятельности которых они относятся, и направляют адресатам в централизованном порядке. Подготовленный проект согласовывают с руководителем подразделения и передают в печать. Подготовленный документ исполнитель подписывает у руководителя подразделения. Если руководитель подразделения не имеет права подписи исходящих документов, он визирует документ и передаёт его вышестоящему руководителю. Документ при необходимости визируют или подписывают другие должностные лица и передают ответственному за делопроизводство в подразделении. Документы, составленные непосредственно руководителем предприятия, обрабатывает его секретарь. Делать исправление на документе запрещено. Все замечания или дополнения следует излагать на отдельном листе. Ответственный за делопроизводство в подразделении проверяет правильность оформления документов (правильность составления, наличие виз и приложений). Ответственный за делопроизводство в подразделении регистрирует подписанный документ в журнале регистрации исходящей документации, регистрационный номер указывают на подлиннике и копии документа. На документах делают пометку о категории почтового отправления (заказное, с уведомлением), кроме простых отправлений.

14. Правила составления писем. Классификация писем.

Письма следует оформлять на фирменном бланке. Текст письма должен касаться одного вопроса. Основное требование к тексту – его краткость. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, приглашения, заключения и др. Форма ответа зависит от характера инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования и т.п.; не требуют ответа гарантийные письма, письма-извещения, напоминания, подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемого к письму документа с указанием его даты, индекса и заголовка. В конце текста указывается приложение. Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз: В ответ на Ваше обращение; Просим оказать содействие; Направляем информацию; Сообщаем, что; Просим направить представителя; Просим извинить за задержку с ответом и т.д.

15. Правила переписки с зарубежными партнерами.

Оформление писем, посылаемых внутри России, от­личается от оформления международных писем. Письма, используемые в практике общения зару­бежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты: Сведения об отправителе; Ссылки на индексы отправителя; Дата письма(Однозначное понимание даты обеспечивает ее словес­но-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000)); Адресат.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:наименование адресата (указание семейного поло­жения или титула лица);имя (имена), фамилия, приставка к имени;занятие, функция, по адресу (через);пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, мест­ность, наименование учреждения, осуществляющего до­ставку;название территории или провинции и/или назва­ние страны.Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:название организации;указание на род деятельности или изделия;название отдела или подразделения организации;

пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, на­звание местности, наименование учреждения, осуществ­ляющего доставку;название территории или провинции и/или назва­ние страны.Вступительное обращение в деловых пись­мах используются следующие обращения:«Уважаемые господа» (DearSirs, Gentlemen (в США)); «Уважаемый господин» — к мужчине,«Уважаемая госпожа» — к женщи­не, если неизвестно ее имя и т.д.Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок».Текст боль­шинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения следует начало основ­ного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о пла­нах на будущее и т.д.В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: С ува­жением, Искренне Ваш и т.д.В письмах иностранных коррес­пондентов подпись размещается обычно под заключитель­ной формулой вежливости. В пись­мах зарубежных корреспондентов отметка о наличии при­ложений располагается в нижнем левом углу, под подпи­сью. Специ­альная отметка о копиях письма простав­ляется у нижнего поля документа. Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он де­лает отметку «без копий». За рубежом допускается внесение до­полнительной информации в деловое письмо после его подписания – постскриптум.

16. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

КТ — научно-техническая, ком­мерческая, организационная или иная информация, ис­пользуемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической цен­ностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобрете­ния, идеи и т.п.Основами ГК РФ введена защита технической, органи­зационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак — «коммерческая ценность», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. Обеспечение сохранности конфиденциальной информа­ции предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих КТ пред­приятия; обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприя­тия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу све­дений, составляющих КТ.Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на ра­боту подписать трудовой договор или обязательство о не­разглашении коммерческой тайны. В этих документах дол­жны быть отражены следующие обязательства работника:не разглашать сведения, составляющие КТ; соблюдать доведенные до сведения работника тре­бования по защите КТ;не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;не иметь никаких обязательств перед другими ли­цами и предприятиями.Обязательство составляется в одном экземпляре и хра­нится в специальном или личном деле работника не ме­нее 5 лет после его увольнения.Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечня сведений, составляю­щих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с при­казом.

17. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне (к.т.).

К.Т. – научно-техническая коммерческая организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.

Сведения, которые не могут являться к.т.:

Учредительные документы