Реферат: История унификации текста

2) Организация работы с документами (управление документацией);

3) Механизация и автоматизация работы с документами;

4) Служба документационного обеспечения управления. Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:

1. Состав управленческих документов;

2. Унификация и стандартизация управленческих документов;

3. Оформление управленческих документов;

4. Составление текстов управленческих документов.

Можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и другие). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя. Наряду с Примерным положением ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:

1. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

2. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

3. Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);

4. Формы номенклатур дел;

5. Перечень типовых сроков исполнения документов;

6. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

7. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Таким образом, можно сделать вывод, что, несмотря на то, что многие положения требуют пересмотра, оба эти документа (ЕГСД и ГСДОУ) представляют несомненный интерес.

2.3 Появление общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов[7] .

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

1) регистрация форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

3) сокращение количества применяемых форм;

4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;

5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

7) рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм. [8]

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт: