Реферат: Правила подготовки и оформления документов
11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
1.1. Права и ответственность службы ДОУ
Служба ДОУ имеет право:
1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за:
1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
Глава 2. Правила подготовки и оформления документов
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.
Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
2.1 Оформление реквизитов документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.