Реферат: Работа с документами ограниченного доступа

2. Порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу .

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять:

· перечень конфиденциальных сведений организации,

· требования партнеров,

· перечень конфиденциальных документов организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

Установить гриф – значит добавить его к учетному номеру документа, отразить в номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

первый, массовый уровень — грифы

"Конфиденциально",

"Конфиденциальная информация".

Не следует ставить гриф "Коммерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;

второй уровень (достаточно редкий) — грифы

"Строго конфиденциально",

"Строго конфиденциальная информация",

"Конфиденциально. Особый контроль".

Они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение документов с графом второго уровня также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".

Написание грифа ограничения доступа, указываемого на документе, не сокращается.

Под обозначением грифа указываются номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы:

"Лично",

"Только в руки",

"Только адресату",

"Лично в руки" и др.