Реферат: Работа с документами ограниченного доступа

Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов:

"Собственная информация фирмы",

"Информация особого внимания",

"Копии не снимать" и другие.

Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

— исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа;

— работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.

Другой принципиально важный вопрос, решаемый руководством организации, службой КД и исполнителями до начала составления текста документа, — определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т. п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа.

Назначение такой регистрации — обеспечение безопасности информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах.
3. Уничтожение документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определенные виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожить документацию без возможности ее восстановления.

Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шредеры. Основными характеристиками шредеров являются:

o Способ срезки

o Степень секретности

o Производительность

o Ширина приемной части

o Уровень шума

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной разрезкой – резка на полосы различной ширины, с перекрестной (продольно-поперечной) резкой на наиболее мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше измельчения уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить. Уничтожители подразделяются на следующие группы:

¾ Персональные

¾ Офисные

¾ Архивные

4. Ответственность за нарушение коммерческой тайны

Государство в лице законодателя стремится дать организации (предпринимателю) инструменты защиты принадлежащей ей документированной информации, а также предусматривает ответственность за нарушение коммерческой тайны. Так, например, ст. 10 Закона РФ от 22.03.1991 № 948-1 «О конкуренции и ограниченности монополистической деятельности на товарных рынках» относит получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца к формам недобросовестной конкуренции. Действует также Закон об информации, определяющий права собственника информации на ее защиту и механизмы защиты, в том числе с помощью государственных институтов.

Нормативно-правовые документы предусматривают ответственность лиц, незаконными методами получивших информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну; работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну; контрагентов, сделавших то же, вопреки гражданско-правовому договору. Все эти лица в силу ст. 139 ГК РФ обязаны возместить нанесенный владельцу сведений ущерб.

Как неправомерное разглашение сведений, так и непредставление необходимой информации могут стать поводом для привлечения виновных и уголовной и административной ответственности. Уголовная ответственность за незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, предусмотрена ст. 183 УК РФ, согласно которой:

1) Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений – наказывается штрафом от ста до двухсот МРОТ или в период от одного до двух месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет;

2) Незаконные разглашение или использование сведение, составляющих коммерческую или банковскую тайну, без согласия их владельца, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, - наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев до пятидесяти МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца либо без такового.