Реферат: Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
· передаваться в архив на хранение;
· уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
· проверить наличие конфиденциальных документов;
· определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
· определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
В данной работе, по моему мнению, написано самое основное, о документах с грифом ограничения доступа.
Источники информации:
Сайты: , http://www.top-personal.ru,
Книги: М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов «Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления»; Л. А. Румынова «Документационное обеспечение управления».
ПРИЛОЖЕНИЕ.
Рис.1. Виды информации и документов
Рис.2. Виды конфиденциальных документов
Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов