Статья: Формы отчетности в отделе продаж

Эффективность реализации . К сожалению, в силу некоторых причин вместе над внедрением моих предложений нам удалось поработать недолго. Однако мои предложения со временем начали работать, т. к. предприятие перешло на современный электронный документооборот. Знаю также, что без меня дело продвигалось долго.

Издательский дом

Специфика предприятия. Издательский дом (ИД) к моменту моего появления работал около полугода. Отдела продаж не было.

Специфика товара. Товаром является рекламное место в изданиях в соответствии с несколькими проектами: телефонный справочник – годовое информационно-справочное общегородское издание, информационный портал (БД) как электронная версия справочника, рекламно-информационный журнал (еженедельник). Проекты являлись коммерческими, все были созданы с нуля. Количество клиентов на размещение рекламы – от единиц до десятков в неделю.

Виды продаж. Личные продажи менеджеры осуществляют только в городе.

 Техническая оснащенность. Четыре ПК на 25 менеджеров, стажеров, редакторов. Выход в Интернет – только на ПК секретаря.

 БД в формате Word, подготовленном для печати текстовых данных для справочника, представляла собой простые списки всех выявленных фирм / ЧП / организаций с минимумом данных (название, адрес, телефон).

 Доступ к БД в формате Word не ограничен.

К бухгалтерской БД менеджеры никакого доступа не имеют.

 Программная оболочка – MS Office.

 Имеющиеся планы / отчеты в отделе продаж. Отчетность не формализована и осуществляется путем устных отчетов или в виде бланков заключенных договоров.

 Оргструктура, текущее управление. Горизонтальная оргструктура. Среди продавцов рекламных площадей – менеджеры по VIP-клиентам, а также менеджеры по обычным клиентам и стажеры. Все задачи сотрудникам ставит директор, он же контролирует их выполнение (сроки регламентированы не были).

Вход в компанию – одна общая дверь, проходные комнаты, поэтому директор (если появлялся на рабочем месте) осуществлял текущий контроль и управление каждый раз по ходу движения в кабинет (последняя комната в анфиладе).

 Организация работы менеджеров. Территория города поделена между менеджерами. Клиентов обзванивают, приходят к ним лично.

Контроль работы менеджеров. Поскольку директор сам принимает участие в процессе продаж (ищет VIP-клиентов), то большую часть времени сотрудники контролируют результаты работы сами.

Предполагается, что лучшей формой контроля является рубль: сколько принесешь договоров на рекламу – столько и заработаешь на процентах.

Постановка задачи для маркетолога: организовать работу отдела продаж под проекты «Информационный портал» и «Рекламно-информационный журнал», разработать оргструктуру, внести четкость в управленческое планирование и организовать контроль работы отдела продаж, формализовать процесс постановки задач и текущего контроля.

Решение задачи . Для начала был составлен перспективный план работ маркетолога, разбитый на несколько этапов с учетом сроков и задач, касающихся отдела продаж.

Поскольку отдела продаж как такового не было и к моменту моего прихода в очередной раз набирали стажеров на должности менеджеров, то переучивать никого не пришлось.

На первом этапе было сделано следующее.

Документы внедряли сразу целым пакетом (в отличие от первого примера).

«График типовых мероприятий для стажера». В качестве типовых мероприятий в графике регламентированы часы присутствия на рабочем месте и др. Кстати, по аналогии с данной формой можно составить график типовых мероприятий для любого сотрудника. Удобная вещь.

Затем был сформирован документ, модифицированный для нужд данной организации – «База данных реальных и потенциальных клиентов» (аналогично Приложению 4).

Поскольку ПК не хватало на всех менеджеров, то документ для заполнения выдавали в бумажном виде. Порядок ведения и подачи – в соответствии с регламентом ведения БД.

«Журнал учета ожидаемых оплат». Несколько модифицированный под нужды данной организации документ. Его вели в бумажном виде.

«Журнал учета рабочего времени». У руководства созрело желание как-то отрегулировать порядок, особенно с приходом новых сотрудников. Кроме того, по результатам анализа присутствия работников надо было определиться с необходимым числом рабочих мест и количеством ПК. Журнал вели в обычной школьной тетрадке (Приложение 9).

Директор сразу согласился со всеми предложениями, и их начали внедрять буквально в течение первой же недели.

Эффективность реализации . Поскольку очередной набор стажеров совпал с моим приходом в компанию, то обязать новых сотрудников вести БД и соблюдать распорядок рабочего дня в соответствии с графиком типовых мероприятий не представляло особого труда. Они сразу начали работать в данном режиме, некоторые даже вели БД в двух экземплярах (черновик для себя и чистовик для проверки в конце недели). Контроль их работы над отчетностью частично вела я (правильность заполнения БД, подготовка ее к отчету к концу недели).

Нелегко было переучивать ранее работавших сотрудников на новый лад: они уклонялись под разными предлогами, да директор особо и не настаивал.