Статья: Учет расчетов с подотчетными лицами

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов"

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств"

0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов"

0 208 14 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов"

0 208 15 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг"

0 208 16 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале"

Счета 0 208 01 000 и 0 208 08 000 предназначены для выплаты начисленной заработной платы и пособий через раздатчиков, для оплаты суточных.

Счета 0 208 02 000, 0 208 03 000, 0 208 04 000, 0 208 05 000, 0 209 06 000, 0 208 07 000 применяются для оплаты услуг в тех случаях, когда по заключенным договорам предусмотрена оплата наличными денежными средствами. Кроме того, по счету 0 208 07 000 оплачиваются расходы по проживанию в командировке.

Счет 0 208 10 000 предназначен для выплаты социальных пособий.

Счет 0 208 11 000 используется для оплаты расходов, для учета которых Планом счетов бюджетного учета не предусмотрено открытие отдельных аналитических счетов (оплаты труда работников, не состоящих в штате бюджетного учреждения, и т.д.).

Счета 0 208 12 000 и 0 208 13 000 предназначены для учета оплаты основных средств и нематериальных активов, а также учета работ по их доставке и установке подотчетными лицами. Произведенные расходы списываются на счета учета капитальных вложений.

Выдача денежных средств под отчет производится при наличии выделенных бюджетных средств в пределах лимитов по статьям ЭКР.

Корреспонденция счетов

В соответствии с п. 159 Инструкции N 70н операции оформляются следующими бухгалтерскими записями.

1. Отражены операции по выдаче под отчет денежных средств из кассы по дебету соответствующих аналитических счетов 0 208 хх 560 как увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате соответствующих услуг и расходов и кредиту счета 0 201 04 610 "Выдача из кассы".

2. Отражены операции об израсходованных суммах аванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг и расходов и дебету счетов 0 105 05 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов", 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства", 0 106 02 320 "Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы", 0 106 03 330 "Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы", 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции", 0 401 01 200 "Расходы учреждения", 0 204 02 530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 0 204 03 520 "Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций", 0 302 хх 830 как уменьшение соответствующей кредиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ и услуг.

3. Отражен возврат в кассу неиспользованного остатка аванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате соответствующих услуг и расходов и дебету счета 0 201 04 510 "Поступления в кассу".

Учет хозяйственных расходов

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету контрольно-кассовый и товарный чеки. В случае оплаты текущего ремонта к авансовому отчету следует приложить, кроме ККЧ, акт выполненных работ.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке" работник учреждения, которому выданы денежные средства под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке, то есть такой предел должен быть не более 60 тыс. руб.

Согласно п. 160 Инструкции N 70 учет выданных денежных средств на хозяйственные расходы ведется в соответствии с КОСГУ на счетах 0 208 12 000, 0 208 13 000, 0 208 14 000.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации <5> хозяйственные расходы оплачиваются по следующим подстатьям ЭКР:

310 "Увеличение стоимости основных средств"

320 "Увеличение стоимости нематериальных активов"

340 "Увеличение стоимости материальных запасов"

--------------------------------

<5> Приказ Минфина России от 10.12.2004 N 114н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ".

Рассмотрим стандартную ситуацию по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.

Пример 1. Михайлов И.И. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автотранспорту в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 "Увеличение стоимости прочих материальных активов".

В учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдан из кассы для приобретения запасных частей аванс	2 208 14 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	2 201 04 610 Выдача из кассы	5000
Приобретены запасные части	2 105 05 340 Увеличение стоимости прочих материальных запасов	2 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	3500
Возвращен в кассу учреждения остаток неизрасходованного аванса	2 201 04 510 Поступления в кассу	2 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	1500

Учет подотчетных сумм на иные расходы