Контрольная работа: Делопроизводство и экспертиза документов
- согласование документа;
- подписание документа.
Во вводной части проекта распорядительного документа определяется цель его издания. В основной части распорядительных документов перечисляют распорядительные действия, каждое из которых излагается отдельным пунктом. При формулировке текста распорядительных документов обращают внимание на то, чтобы они были конкретны, не допускали различных толкований, не противоречили ранее изданным документам. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания, внесение каких либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. В состав распорядительных документов входят: приказ, распоряжение, решение, протокол. В состав организационных документов входят: положение, инструкция, договор.
Требования к оформлению эмблемы организации
Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « о товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров», который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.
Не допускается размещение на бланках изображения и герба и эмблемы. ПРИМЕР:
Понятие документооборота и его виды
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправки. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.
Появление термина «документооборот» в 1920-е гг. было связано с деятельностью крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства. Организацию документооборота они связывали с рациональным построением структуры государственного аппарат, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их работе были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождение, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В то же время была обоснована и методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки (кольцевая курьерская связь). По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему управления и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
Понятие регистрации
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность.
Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксируется факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственность получившей организации за использование заключенной в них информации. Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.
В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т. д. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Номенклатура дел и ее понятие
Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.
Назначение номенклатуры дел.
В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.
- Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.
- Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.
- Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
- Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
- Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения. На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности. К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов. Критерии содержания – это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей документа относится: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
По способу документирования различают документы: