Контрольная работа: Деловая документация

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах).

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются

(центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

3 . Укажите как проводится регистрация и отправка входящих документов

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий).

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

· регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);

· регистрация документов осуществляется: входящих – в день поступления, исходящих – в день отправки;

· доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, – на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);

· регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае – на следующий день.

Порядок прохождения исходящих документов осуществляется в составлении проекта документа, его подготовке, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении), регистрации и отправке.

Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление конвертов, составление почтового реестра и отправка. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. На конвертах указываются индексы вложенных в них документов.

5. Составить сопроводительное письмо

г. Витебск,

ул. Ленина, д. 4.