Контрольная работа: Новинки Microsoft Office system 2007
Благодаря этому теперь можно быстро создавать документы, электронные таблицы и презентации, включающие в себя данные из различных источников, и легко обмениваться ими с другими приложениями. Для отличия новых форматов от старых к расширению файлов Microsoft Office добавлена четвертая буква — «х».
Все команды работы с файлами сосредоточены в главном меню, которое открывается с помощью кнопки Microsoft Office Button. В этом же меню расположена кнопка настройки параметров используемого приложения (Options ).
Рис. 3. Главное меню, открываемое кнопкой Microsoft Office Button
3. OFFICE WORD 2007
К новинкам текстового процессора Office Word 2007 можно отнести простые в применении средства быстрого форматирования, средство редактирования математических выражений, а также настраиваемые готовые стандартные блоки для добавления часто используемого содержимого (например, цитат, ссылок, верхних и нижних колонтитулов).
Новый интерфейс приложения обеспечивает быстрое стилевое форматирование документа, что позволяет сэкономить время при задании формата текста и таблиц. Темы документов предоставляют возможность оформлять документы с использованием одних и тех же цветов, шрифтов и эффектов для достижения общего единства оформления. Возможность добавлять стандартные блоки готовых данных (Building Blocks ) в Office Word 2007 сокращает количество ошибок, связанных с копированием и вставкой часто используемой информации, причем данные блоки легко обновлять и применять при групповой работе. Для вставки стандартной информации достаточно выбрать нужное содержимое в меню Building Blocks и поместить его в документ. Добавление в документ цитат и ссылок можно осуществить одним щелчком мыши, выполняя поиск по базам данных готовых ссылок.
Новая функция сравнения документов дает возможность более тщательно производить сравнение двух версий, включая выполненные перемещения текста и внесенные изменения, в том числе и в таблицах. Это может быть крайне важным при поиске в документе изменений. При сравнении можно также использовать новую панель обзора, состоящую из трех областей, две из которых отображают два сравниваемых документа, а третья — конечный документ, объединяющий изменения из первых двух документов. При этом одновременная прокрутка всех трех областей облегчает систематическое отслеживание изменений.
Новая функция проверки документов (Document Inspector ) помогает перед их распространением выявлять и удалять из них нежелательные комментарии, персонально идентифицируемую информацию, скрытый текст и другие конфиденциальные данные. А снабдив документ цифровой подписью, вы подтвердите, что его содержимое с момента публикации не было изменено, и позволите другим пользователям убедиться в этом.
Новая функция связывания данных в Office Word 2007 предоставляет возможность динамического отображения сведений, хранящихся в информационных системах. Использование новых форматов Word XML позволяет легко обновлять хранилище данных в формате XML, находящееся внутри файла Office Word, обеспечивая тем самым своевременное обновление содержимого документа. Интеграция XML-документов путем связывания данных с источниками деловой информации позволяет организациям создавать и развертывать структурированные шаблоны документов, помогающие пользователям обеспечить достоверность информации в своих документах, не прибегая к обширному поиску во внешних приложениях, а используя элементы управления документами и связанными данными.
Элементы управления документами позволяют структурировать процесс их составления, устанавливая как обязательные конкретные типы информационных данных или добавляя разделы, не допускающие правки или изменения форматирования. Постоянный подсчет слов в реальном времени отслеживает их количество в документе прямо в процессе набора текста, а контекстная проверка орфографии помогает избежать неправильного словоупотребления. При этом стало проще получить статистические данные о документе.
Рис. 4. Галерея тем оформления Office Word 2007
Новое средство ввода формул позволяет конструировать математические выражения с использованием реальных математических символов, готовых выражений и автоматического форматирования, что особенно удобно при написании научных статей и документов.
4. OFFICE ACCESS 2007
Microsoft Office Access 2007 позволяет с минимумом затрат сохранять, управлять, распределять и отслеживать информацию благодаря встроенным библиотекам шаблонов и интерактивным инструментам проектирования баз данных с возможностью работы с данными различных источников, включая Microsoft SQL Server.
Арсенал новых элементов интерфейса Microsoft Office Access 2007 включает в себя не только самонастраивающуюся полосу инструментов, но и новое стартовое окно, навигационную панель, вкладки с документами, строку статуса и мини-панель управления (рис. 10 ). Окно просмотра объектов базы данных теперь содержит вкладки, что позволяет отобразить в нем сразу все объекты, обеспечивая удобный переход от одного к другому.
Область перемещения, расположенная справа от окна просмотра, предоставляет легкий доступ ко всем типам объектов базы данных, включая таблицы, формы и отчеты.
Office Access 2007 позволяет быстрее создавать базы данных и приступать к работе с ними, даже если пользователь не имеет навыков их проектирования. При запуске программы в окне Getting Started («Приступая к работе ») предлагается на выбор ряд готовых шаблонов. Их можно использовать без каких-либо модификаций или настройки, а можно адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется сохранить в соответствии с желаемым способом ее отслеживания.
Каждый шаблон представляет собой полную базу данных с заранее определенными таблицами, формами, отчетами, запросами, макросами и отношениями. Так, для создания новой таблицы следует щелкнуть мышью на кнопке Table («Таблица ») панели Create («Создать ») и начать набирать данные полей в открывшемся представлении Datasheet («Таблица данных »). Office Access 2007 автоматически определит тип данных во время их ввода. Столбец Add New Field («Добавление нового поля ») этого представления позволяет добавить в таблицу новое поле, которому можно задать требуемый тип данных или форматирование с помощью самонастраивающейся полосы инструментов (ribbon ). Можно также создать новую таблицу путем вставки таблицы Excel из буфера обмена, причем программа автоматически настроит все нужные поля и определит их тип данных.
В представлении Datasheet («Таблица данных ») добавлена строка Totals («Итоги »), в которой можно вычислить нужную агрегатную функцию: сумму, среднее, минимум или максимум, а также количество, девиацию или отклонение, выбирая их из списка. Для создания нового поля таблицы служит специальная панель Field Templates («Шаблон поля »), показанная на рис. 11 . На ней перечислены названия полей с заранее определенными типами и свойствами, достаточно всего лишь перетащить нужные из них в таблицу. Шаблоны полей основаны на схемах XSD, что позволяет создать стандартные определения полей при работе в группе или подразделении.
Другая панель — Field List («Список полей ») позволяет добавить к таблице поля из уже существующих в базе данных связанных или несвязанных таблиц. В случае необходимости установления связи между таблицами Office Access 2007 автоматически создаст их либо предложит пользователю самому это сделать.
В Office Access 2007 можно определять поля для хранения многозначных данных. Особенно это удобно при работе с Windows SharePoint Services, использующих тип поля multivalued (многозначное ). Для образования такого поля в представлении Design («Конструктор ») создаем новое поле и запускаем Lookup Wizard («Мастер просмотра ») — он позволяет задать поле, разрешающее выбирать из списка значений. Если вам требуется, чтобы поле имело тип multivalued, следует убедиться, что в одном из окон Lookup Wizard включен флажок Allow Multiple Values («Разрешить несколько значений »).
Новый тип данных — Attachment(«Вложение ») позволяет легко сохранять все типы документов или двоичных файлов в базе данных, автоматически сжимая их при этом. Причем одна запись может содержать несколько прикрепленных файлов. Импорт и экспорт информации стали проще и разрешают сохранять часто используемые операции импорта и экспорта для быстрого повторного применения. Причем для сбора или обновления данных в таблице Office Access 2007 можно использовать электронную почту, что обеспечивается интеграцией с Office Outlook 2007. Автоматический или ручной импорт данных позволяет усовершенствовать сбор данных для отслеживания.
Интерактивное проектирование форм дает возможность изменять макет и сразу наблюдать результаты изменений. При этом допустима автоматическая генерация форм Office InfoPath 2007 или HTML по полям таблицы Office Access 2007. Поддержка визуализации графических элементов позволяет помещать надписи и графику непосредственно на макет шаблона и видеть результат в режиме реального времени. Поддержка динамических представлений сводных таблиц и графиков обеспечивает возможность осуществлять анализ по нескольким совокупностям данных.
Создание отчетов и их редактирование также поддерживает принцип WYSIWYG, обеспечивая при этом:
· упрощенную фильтрацию и сортировку информации;
· возможности группировки, позволяющие располагать информацию в одном или нескольких слоях и добавлять промежуточные итоги;
· быстрое и легкое включение итогов и сумм в любой отчет;
· добавление в отчет новых полей путем простого их перетаскивания в нужную позицию из области списка полей.
Тесная интеграция с Windows SharePoint Services позволяет переместить приложение в список SharePoint, в котором члены рабочей группы смогут просматривать, редактировать или добавлять информацию, а также просматривать отчеты. При этом перемещение на веб-узел SharePoint выполняется одним щелчком мыши. Как в списках SharePoint, так и в Office Access 2007 сохраняется история версий.