Контрольная работа: Оформление документов и деловых писем

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа». Под деловой беседой понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание.

Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

В специальной литературе «под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению».

Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация уже начатых работ, поддержание деловых контактов.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Она выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идеи и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Менеджеры всех уровней должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки решений.

Выделяются следующие этапы деловой беседы: подготовительные мероприятия; начало беседы; информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений; завершение беседы.

Подготовительные мероприятия могут носить различный характер, в общем виде они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место проведения встречи. Тщательным образом собирается и изучается информация по теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т.д. На подготовительном этапе у рабочей группы есть возможность продумать четкие или обтекаемые формулировки предложений, которые явятся основой будущих документов.

В зависимости от значения обсуждаемого вопроса, круга участников, места и времени проведения встречи, начало встречи может проходить по разному. Как уже указывалось ранее, к деловой встрече применимы все правила делового общения: открытость, улыбка, визуальный контакт, правильное употребление имен собеседников и т.д.

В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Если участники деловой беседы хорошо знакомы друг с другом и круг участников достаточно узок, возможен непосредственный переход к делу без предварительного вступления. Если обстановка иная, например чувствуется напряжение участников, следует вспомнить вышеуказанный материал о правилах делать комплименты и сделать несколько комплиментов присутствующим.

Успех дела в значительной степени зависит от следующего этапа: информирование присутствующих и обсуждение выдвигаемых предложений. Текст сообщения должен быть предварительно отредактирован, к нему предъявляется требование краткости и четкости формулировок, следует информировать собравшихся об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать наглядным материалом.

Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. Рассмотрим только некоторые методы, с помощью которых можно построить аргументацию.

Фундаментальный метод основан на использовании сведений, цифр, расчетов. Методом доказательства является прямое сообщение результатов своих исследований. Метод противоречия опирается на выявлении противоречий в аргументации противоположной стороны. Метод кусков состоит в том, что все аргументы противоположной стороны разбиваются на отдельные части (куски). Метод видимой поддержки может быть использован при хорошей подготовке докладчика и выглядеть очень эффектно. Он заключается в том, что вы не возражаете против приведенных контраргументов и даже можете добавить к словам оппонента еще несколько критических позиций по своему сообщению, но потом следует приводить факты и сведения, полностью разбивающие контраргументацию.

Завершать деловую беседу следует, когда она достигла кульминационного момента, т.е. когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. На подведение итогов в конце беседы следует обращать особое внимание. Основные идеи должны быть сформулированы четко и кратко. Заключение оформляется письменно и представляет собой документ, в котором указывается:

- фамилии, имена, отчества присутствующих, их должности, постоянное место работы;

- дата проведения беседы, ее продолжительность;

- по чьей инициативе она состоялась.

Запись беседы ведется кратко, но обязательно фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказывания сторон, возражения и достигнутые договоренности, отражается обмен материалами и документами.

Содержание и характер разрабатываемых документов, уровень их регламентации определяются в зависимости от значения рассматриваемых вопросов, уровня проведения деловой встречи и т.д.

3. Принципы организации работы с документами