Контрольная работа: Перспективы внедрения автоматизированных технологий в архиве
- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
- контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного архива).
Целями информатизации работы архива являются:
- избавление труда архивиста от рутинных операций;
- повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;
- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
- обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.
Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах :
- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.
Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.
Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
информационный автоматизированный сетевой архив
В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.
При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.
По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов: