Контрольная работа: Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку

Форми первинних документів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішніми розпорядчими документами підприємства з урахуванням обов'язкових реквізитів. Однак застосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даного підприємства (хоча може бути використане як доказ у слідстві, якщо документ оформлений чорнилом). При розробці документів обов'язковим є дотримання полів (верхнього та нижнього не менше 2 см, лівого - 3 см та правого не менше 1 см). Особливу увагу слід звертати на поле з лівої сторони, що дозволить забезпечити збереження інформаційних даних після підшивки документів.

Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, пов'язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.

Право підпису документів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватися шляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно до вимог законодавства.

Окрім підтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення, підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійснення господарських операцій.

Грошові та розрахункові документи, документи щодо фінансових і кредитних зобов'язань підписуються керівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документи без підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської служби підприємства.

Письмове розпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки "Бухгалтерській службі оплатити" на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактура з вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку та платіжного доручення.

Письмові розпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можуть надаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форма таких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.

Головний бухгалтер приймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку, якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні для здійснення операції.

З прийняттям Цивільного Кодексу України з'явилися нові можливості для підписання документів, зокрема, за допомогою факсиміле як аналога власноручного підпису.

Факсиміле - це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто його копія.

Відповідно до законодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ для виготовлення факсиміле не потрібне.

Для уникнення зловживань внаслідок використання факсимільного підпису законодавством передбачено, що використання факсиміле допускається лише у випадках, встановлених законодавством, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін.

На підприємстві варто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядок використання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особа має право на підписання документів за допомогою факсиміле, визначити, які документи можна підписувати за допомогою факсиміле, порядок його зберігання. Варто також передбачити особу, відповідальну за використання і зберігання факсиміле. Усіх осіб, які будуть мати справу з факсиміле, необхідно ознайомити з інструкцією під розписку. Також бажано встановити обов'язок особи, яка проставила підпис за допомогою факсиміле, поставити в документі і свій підпис, що буде доказом того, хто використав факсиміле.

На всіх підприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстрації документів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації і контролю за виконанням документів, збереженням оброблених документів, листуванням з окремими підприємствами та особами, зберіганням документів в архівах. Така сукупність робіт називається діловодством - діяльністю, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління.

Нині для більшості підприємств характерною є відсутність упорядкованого діловодства, однак, саме чітко організоване діловодство визначає документальне забезпечення управління підприємством і може суттєво підвищити ефективність його діяльності.

Крім того, діловодство повинне забезпечувати оперативну роботу бухгалтерської служби, можливість здійснення контролю за створенням, виконанням і зберіганням кожного документа. Налагоджене діловодство забезпечує уникнення труднощів у процесі приймання-передачі справ від бухгалтера, який звільняється, бухгалтеру, якого призначають на посаду.

Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства.

Базовим поняттям у діловодстві є номенклатура справ - довідник із систематизованим переліком заголовків справ і зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ відіграє роль класифікатора щодо розміщення документів у справах. Крім того, номенклатура повинна передбачати перелік посадових осіб, які відповідають за формування справ.

Для розробки справ необхідно вивчити діяльність підприємства в цілому та кожного структурного підрозділу зокрема.

Справи в номенклатурі можуть групуватися за такими розділами:

організаційно-розпорядча документація;

первинні документи;

облікові регістри;

планова та звітна документація;

листи.

Групування справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи може містити номер структурного підрозділу та порядковий номер заголовку справи.

Номенклатуру справ у розрізі окремих структурних підрозділів підприємства розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство (секретар-референт), із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів). За відсутності таких посад розробкою номенклатури справ може займатися бухгалтер.

У процесі розробки номенклатури справ бухгалтерської служби необхідно дотримуватися таких вимог: чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших; суворо дотримуватися порядку обробки документів, що дозволить налагодити ритмічність у веденні бухгалтерського обліку.

Рознесення документів у справи (заведені папки з твердого картону) відповідно до номенклатури справ називається формуванням справ.