Контрольная работа: Порядок составления организационно-распорядительной документации

21 — подпись;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении ; его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости.

Кроме деления писем по назначению, служебные письма классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколько вопросов.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения[2] .

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части: первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки[3] .

2. Опишите отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма

Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Используют бланки форматов А4 и А5. Формат А5 используется, если письмо не превышает 7—8 строк. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем применяются в основном органами государственной власти и управления.

На бланке печатают первую страницу документа, последующий текст печатают на чистых листах одинакового качества с бланком.

Для делового письма, например, обязательны такие реквизиты (т.е. признаки, установленные законом или положениями, для отдельных документов):

— наименование организации — адресата письма (отправителя) — полное и сокращенное;

— почтовый и телеграфный адрес;

— номер телефона;

— номер телекса;

— номер счета в банке;

— дата;

— индекс документа;