Контрольная работа: Правила оформлення документа

3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літературних норм і не робити цього на власний розсуд;

4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід звернутися до тлумачного словника.

Під час складання ділової документації певні труднощі викликають пароніми (спільнокореневі слова, схожі за вимовою і будовою, але різні за значенням). Незначна різниця у вимові ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання слова. Тому щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Так, скажімо, необізнаній людині важко розрізнити значення прикметників, що мають спільний корінь: споживний — споживчий — споживацький . Насправді ж кожна лексема має своє значення: споживний — той, що придатний для споживання, їстівний: поживні речовини, споживчий — який служить для задоволення потреб споживання споживчий ринок; споживацьким — властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

З точністю мовлення багато спільного має логічність, бо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність змісту. Логічність мовлення виявляється в точності і правильності вживання слів, словосполучень, речень. Однак це можливо за умови логічного мислення. Тому треба вчитися чітко й послідовно мислити.

Наслідком неохайного ставлення до добору слів є тавтологія (невиправдане повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих слів), використані без певної стилістичної мети. У документах вони поширеніші, ніж можна було б сподіватися. Надмірне захоплення "зайвими словами" не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний, іноді й убогий зміст: вільна вакансія, прейскурант цін, моя автобіографія; свій автопортрет; передовий авангард науки; власноручний підпис руки тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, слід знати, що причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;

2) використання зайвих слів: моя власна думка;

3) заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені — вибачаюся;

4) неправильне чергування низки однорідних членів речення: акти і документи;

5) неправильна координація присудка із складеним підметом: дехто з нас знали;

6) порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

7) вживання дієприслівникових зворотів на місці підрядних речень: Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли роботу за фахом;

8) порушення смислового зв'язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п'ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;

9) невміння поділити текст на абзаци.

Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.

Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Доречність мовлення нерозривно пов'язана з його чистотою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, професіоналами, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, робить її громіздкою, важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати лише в разі потреби. Щодо іншомовних слів, то слід використовувати ті, які стали міжнародне визнаними — фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків, діловодства, зовнішньої торгівлі: віза, гриф, бланк, кредит, штраф тощо.

Бажано заміняти у тексті іншомовні слова українськими відповідниками; вживати слова іншомовного походження у тому значенні, яке зафіксоване у словниках; не слід в одному і тону самому документі використовувати іншомовне слово і власне українське, ліпше надати перевагу останньому. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документів, пам'ятайте, що завжди можна знайти відповідники:

адекватний — рівний, відповідний, однаковий;

апелювати — звертатися;

інцидент — випадок, пригода, непорозуміння, неприємна подія;

компенсація — відшкодування, оплата;

прерогатива — перевага, привілей;

пріоритет — перевага, першість, переважне право;

рентабельний — вигідний, доцільний, прибутковий тощо.

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів — готових зразків для висловлення думки: вищезазначені, що нижче підписалися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, до неконкретного змісту. Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, які в документі є логічними зв'язками між частинами. Канцеляризми — складні, громіздкі слова та фрази. За формою вони відповідають нормам літературної мови, що утруднює боротьбу з ними:

у справі підвищення кваліфікації на сьогоднішній день ми маємо..

Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва...