Контрольная работа: Состав работ по организации внемашинной информационной базы
Унифицированные системы документации
Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.
Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т. д.
На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др.
Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.
Нормативные материалы
Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующими документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.
В состав методических и инструктивных материалов, в частности, входят инструкции по заполнению документов данными; по контролю достоверности информации документов; по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную информационную базу, в том числе по использованию кодовых обозначений; по приему и регистрации документов; по подготовке данных для корректировки; по архивированию первичных массивов данных; по хранению документов; по снятию копий документов, уничтожению документов и другие.
2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения
Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:
- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;
- определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);
- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах;
- разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.
Подготовка документов. В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Эти реквизиты, как правило, обводятся на форме документа утолщенной линией. Описание реквизитов документов удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение – имя реквизита, которое будет использоваться при формализации.
Например, для документа «Номенклатура-ценник готовой продукции» (табл. 1) описание реквизитов представлено в табл. 2.
Для каждого реквизита может быть установлено множество допустимых значений. Для числовых – это диапазон значений, для символьных – перечисление возможных значений.
Таблица 1.
Номенклатура-ценник готовой продукции
|
Код продукции |
Наименование продукции |
Единица измерения |
Цена |
Таблица 2.
Описание реквизитов
|
Наименование формы документа |
Наименование реквизитов |
Обозначение К-во Просмотров: 162
Бесплатно скачать Контрольная работа: Состав работ по организации внемашинной информационной базы
|