Инвентаризации делятся по объему проверки – на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внеплановые.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

Выборочная – это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица или же охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки должны систематически проводиться на предприятии в межинвентаризационный период в местах хранения и переработки товарно-материальных ценностей. Они осуществляются по распоряжению руководителя инвентаризационной комиссией, состоящей из лиц хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Основной задачей выборочных инвентаризаций и проверок является контроль за сохранностью имущества, выполнением правил его хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета. Такие проверки дисциплинируют работников предприятия, помогают вскрывать факты нарушений и содействуют сохранности имущества предприятия.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Внеплановые проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов.

Плановые инвентаризации проводятся:

- основных средств – не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов – не реже одного раза в пять лет;

- капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

- незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

- незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов – не менее одного раза в год;

- готовой продукции на складах – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов – не менее одного раза в год;

- нефти и нефтепродуктов – не реже одного раза в месяц;

- сырья и прочих материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее одного раза в месяц;

- расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) – по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца;

- расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;

- расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;

- остальных статей баланса – на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями.

2. Организация инвентаризации основных средств

Для проведения инвентаризации имущества и обязательств организации на создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. В ее состав рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов (при необходимости – представителей службы внешнего аудита). [12, с. 81]

В составе рабочих инвентаризационных комиссий должны быть опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности и способы их количественного определения, правила техники безопасности. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризаций. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на»…» (дата)», что служит основанием для определения бухгалтерией остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным ценам. Одновременно материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество включены в отчет и сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние аналитических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду и на хранении. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Данные о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств компании отражают следующими бухгалтерскими документами. При инвентаризации основных средств составляется «Инвентаризационная опись основных средств» ф. №Инв. – 1, где отражают данные о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств. После проведения инвентаризации эти описи передаются в бухгалтерию компании. В описях должно быть указано полное название объектов и даны их технические характеристики. По основным средствам, сданным или полученным в аренду, переданным на хранение или во временное пользование, проверяют наличие и законность договоров и других документов.