Приложение Б

Введение

В настоящее время в Российской Федерации проводится реформирование системы управления всех уровней, включая органы местного самоуправления, результаты которого оказывают непосредственное влияние на систему документационного обеспечения управления. В делопроизводстве органов управления наблюдается появление новых видов документов, что вызывает интерес у исследователей - документоведов, изучающих факторы, оказывающие влияние на данный процесс.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые - документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления - функция документа - вид документа . Изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Исследование эволюции документов управления, выявление факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Опираясь на определение термина "документоведение", считается, что изучение развития отдельных документов, их комплексов и систем, создаваемых в результате документирования, в историческом аспекте является одной из основных задач в области документирования деятельности учреждений.

Исследование эволюции видового состава документов в управлении важно также при определении полноты и сохранности архивных фондов, описании архивных документов и построении научно-справочного аппарата к документам, хранящихся в архиве.

В курсовой работе выделены основные тенденции, в эволюции состава реквизитов документа, начиная с XVIII в., их месторасположения на бумаге, а также выявления факторов, влияющих на складывание формуляра документа.

Рассматривается применение различных видов документов в управлении, что позволяет проследить эволюцию их функционального назначения в деятельности учреждений.

1. Развитие отдельных элементов формуляров документов

1.1 Коллежское делопроизводство ( XVIII в.)

В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра I в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Делопроизводство этого периода называют приказным.

В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор - присутственных мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.

Главная особенность этого периода в том, что законодательство регламентировало в основном и состав документов, и правила их составления. Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования, определения которых даны в Генеральном регламенте. Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов. Коллегии - в Сенат, местные учреждения в коллегии направляли рапорты и доношения.

В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть "прошения челобитчиковы". В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование "прошение".

Продолжали развиваться другие системы документации.

Для "сношений" между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.

Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для "сношений" с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины "баланс", "дебет", "кредит", "бухгалтер".

Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в "ревизских сказках", на основании которых составлялись губернские сводки.

В этот период начинает складываться система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Тогда же коренным образом изменился формуляр документа. Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями: "Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы". Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.

Вид документа XVIII в. почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание, например: "Рапорт о получении указа".

Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа, например: "В Правительствующий Сенат", "В Государственную Юстиц-коллегию". Автор указывался под адресатом: "Из Тульского уездного суда".

Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы. Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14 класса общие титулы: чинам первых двух классов - "высокопревосходительство", чинам 3 и 4 классов - "превосходительство", чинам 5 класса - "высокородие", чинам 6, 7,8 классов - "высокоблагородие", чинам 9,10,11,12,13,14 классов - "благородие". Но кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т.д.). Поэтому при обращении в официальных документах частные титулы стали соединять с общими: "Его высокопревосходительству господину тайному советнику.". Третий вид титулов был связан с происхождением, например "светлость" (для князей), "сиятельство" (для князя и графа), "благородие" (для дворян, включая баронов).

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения, сообщения и т.д.). Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.

Рисунок 1 - Пример оформления рапорта в XVIII в.