3. Управление данными - можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию.

Входящие в состав современных СУБД средства совместно выполняют следующие функции:

· описание данных, их структуры;

· первичный ввод, пополнение информации в БД;

· удаление устаревшей информации из БД;

· корректировку данных для поддержания их актуальности;

· упорядочение (сортировку) данных по некоторым признакам;

· поиск информации по некоторым признакам

· подготовку и генерацию отчетов;

· защиту информации и разграничение доступа пользователей к ней;

· резервное сохранение и восстановление БД.

Архитектурно СУБД состоит из двух основных компонентов: ЯОД , позволяющего создать схему описания данных в базе, и ЯМД , выполняющего операции с базой данных (наполнение, обновление, удаление, выборку информации). Данные языки могут быть реализованы в виде тренажеров и интерпретаторов. Помимо ЯОД и ЯМД к СУБД следует отнести средства (или языки) подготовки отчетов (СПО), позволяющие подготовить сводки (отчеты) на основе информации, найденной в базе данных, по заданным формам.

СУБД предназначены для автоматизации процедур создания, хранения и извлечения электронных данных. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские, программные комплексы реализованы с использованием инструментальных средств СУБД.

Для различных классов компьютеров и операционных средств разработано множество СУБД, отличающихся по способу организации данных, формату данных, языку формирования запросов. Наиболее распространенными пакетами для ПЭВМ являются Microsoft Access, dBase, Paradox, Visual Fox Pro, Oracle и др.

2. Microsoft Access

MS Access (от англ. access-доступ) - это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access - одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто более сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования - Visual Basic Aplication.[2]

Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:

· Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных;

· система имеет полностью русифицированную версию;

· полная интегрированность с пакетами MS Office: Word, Excel, Power Point, Mail;

· идеология Windows позволяет представлять информацию красочно и наглядно;

· возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;

· технология WYSIWIG позволяет пользователю постоянно видеть все результаты своих действий;

· широко и наглядно представлена справочная система;

· существует набор "мастеров" по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов.

В Access используются реляционные базы данных, в которые входят несколько таблиц и между ними устанавливаются связи. Эти связи позволяют ввести данные в одну таблицу и связать их с записью в другой таблице через идентификатор. Хранение данных в связанных таблицах имеет ряд преимуществ: отпадает необходимость многократного ввода одних и тех же данных в большое число записей, объем базы данных становится меньше, уменьшается количество ошибок при вводе, упрощается процедура обновления данных. Для просмотра связей между таблицами конкретного приложения в Access используется команда - Схема данных из меню Сервис.

Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования базы данных и фазу управления данными. В большинстве случаев фаза конструирования выполняется в режиме конструктора; при этом возможно применение, как режима конструктора таблицы, так и режима конструктора формы. После завершения фазы конструирования появляется возможность использовать различные объекты базы данных для управления реальными данными, также становится возможным ввод данных, их редактирования, формирования запросов в базе данных с целью извлечения части данных, создание отчетов MS Access. При работе с различными объектами базы данных в процессе конструирования и использования этих объектов пользователь переходит из одного режима в другой, при этом меню панели инструментов также изменяются в соответствии с выполняемыми задачами.

Помимо работы с данными в режиме таблицы эффективным инструментом для ввода, просмотра и редактирования данных в полях базы являются формы. Как правило, форма отображает на экране одновременно только одну запись. Большим преимуществом формы является ее способность одновременно отображать данные из нескольких таблиц.

До непосредственного создания новой базы данных в компьютере необходимо выполнить несколько предварительных операций:

· определить содержимое полей;