Курсовая работа: Организация бухгалтерского учета в торговых организациях

Юридическая сила документа зависит от того, насколько соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ 6.30-2003)». ГОСТ введен в действие с 1 июля 2003 года и распространяется на организационно-распорядительные документы как государственных, так и негосударственных организаций. Документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Постановление Госкомстата Р Р¤ РѕС‚ 25 декабря 1998 Рі. в„– 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Госкомстат России предоставил право организациям вносить при необходимости дополнительные реквизиты в первичные документы. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не содержится в Альбомах унифицированных форм, должны содержать для придания им юридической силы следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью компьютера, пишущих машинок и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Не принято заполнять документы чернилами или пастой красного или зеленого цвета. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр. В банковских и кассовых документах не допускается внесение исправлений, подчисток, помарок.

Кроме того, для систематизации однородных хозяйственных операций также используются сводные документы, в которые заносятся показатели сгруппированных хозяйственных операций.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на магнитных носителях информации.

По своему назначению документы классифицируются как:

— распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащих разрешение на совершение определенной хозяйственной операции. Содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

— оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения. Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

— комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления;

— документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий. Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на: первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции; сводные документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются на: разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов); накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций документы бывают: однострочными, содержащими одну учетную позицию; многострочными, содержащими две и более учетные позиции.

По месту составления документы классифицируются на: внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций; внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на: материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей; денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации; расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам.

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией Учетной политики.

Документооборот (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов) на предприятии регламентируется графиком документооборота организации, который по каждому документу должен содержать следующие разделы: наименование документа; порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа, и срок исполнения документа; порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления; порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения; порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации либо уничтожению.

Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (статья 23 НК РФ). Поэтому сроки хранения основных бухгалтерских документов регламентируются: в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству и не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета.

Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.

В соответствии с распоряжением Правительства РФ «Об обеспечении сохранности документов по личному составу», учредителям вновь образующихся юридических лиц рекомендовано включать в свои учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица, а органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую — два), утверждаемыми руководителем организации.

Уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

Перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Если документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.