Курсовая работа: Организационное проектирование кадровой деятельности

Положение о кадровой службе и должностные инструкции являются правовой основой для оценки деятельности подразделения и каждого работника, их поощрения и взыскания.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы:

·положение о службе делопроизводства;

·должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;

·инструкцию по организации делопроизводства.

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений. На основе положения об органе управления разрабатываются и утверждаются положения о структурных подразделениях – управлениях, отделах, службах. Эти документы должны создаваться в первый период организации и деятельности органа управления, формирования его новых подразделений и новых должностей. Тогда они сразу выступают в качестве условий, определяющих уровень организованности управления и формализации управленческого процесса, который необходим в современной, значительно усложненной управленческой деятельности как один из элементов ее упорядочения.

Составление положений об органе управления и его подразделениях – аналитическая работа, которая требует знания предмета деятельности, ее экспертной оценки, четкости построения взаимоотношений структурных единиц. Положения должны определять все стороны деятельности органа управления.

Структура положений описана во многих учебниках и учебных пособиях по делопроизводству[2] . Имеется специальное справочное пособие, в котором содержатся положения и инструкции[3] . Они могут помочь разработать эти документы для конкретного учреждения, имеющего свои индивидуальные особенности организации процесса управления, особенности звеньев управления.

Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

·общие положения;

·функции;

·должностные обязанности;

·права;

·ответственность;

·взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№37[4] .

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа, «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

В случае, если должностная инструкция разрабатываетсякадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.