Курсовая работа: Сеть информационных систем отелей

· Основная база данных (Б.Д.)

Для наглядного представления структуры головного офиса обозначим отделы в виде схемы (рис.2):

Рис.2 Информационная структура отеля с головным офисом.

Опишем информационные потоки, изображенные на рис. 2

Поток 1 . Директор организации осуществляет управление всем отелем. В его задачи входит: например, поиск туристических агентств и заключение с ними договоров на предоставление места жительства их клиентам, а так же вести контроль над деятельностью всех подразделений отеля.

В его непосредственном подчинении находятся:

· Заместитель директора по коммерческой части

· Технический отдел

· Отдел кадров

Заместитель директора по коммерческой части находится в подчинении у директора организации, и он руководит: бухгалтерией и администраторами отеля.

Поток 2. Напрямую в подчинении директора находится технический отдел, который осуществляет контроль связи между всеми подразделениями отеля, решением всех технических вопросов (поломка оборудования, настройка сети, приобретение и сопровождение программного обеспечения).

Поток 3,4. Занимается формированием сведений о персонале, принятии на работу, увольнением персонала, который работает на предприятии и взаимодействует с бухгалтерией, которая производит начисления заработной платы, отчислениями прочими операциями.

Поток 5. В непосредственном ведении заместителя по коммерческой части находится бухгалтерия. Под воздействием этих подразделений понимается выдача сведений о текущем положений дел (финансовых) в нашей организаций, формированием финансовых отчетов, начислением заработной платы и т.д.

Поток 6. Заместитель по коммерческой части руководит администраторами отеля, которые в свою очередь следят за положением отеля (сколько номеров занято, сколько свободно и т.д.). В их задачи входит: заключение договоров с клиентами, предоставление им информации о дополнительных услугах, предоставляемых отелем, а так же регистрация клиентов и предоставление им номеров.

Поток 7,8. Клиент обращается к администратору, для того чтобы узнать есть ли свободные номера и по каким ценам они предоставляются и т.д. Клиенту, чтобы узнать какую либо информацию об услугах отеля, или для бронирования номера, не обязательно связываться с администратором, он может получить всю эту информацию с Web сервера отеля, он так же может забронировать номер через интернет.

Поток 9,10. Информацию о свободных или занятых номерах, администратор получает с основной базы данных, где хранятся все списки номеров (занятые, свободные, освобождающиеся и т.д.)

На Web сервере также хранится эта информация, для того, чтобы клиенты имели возможность без проблем бронировать номера через интернет. Информация о забронированных через интернет номерах автоматически отправляется в основную базу данных, и уже забронированные номера заносятся в списки занятых.

Поток 11. Администратор, регистрируя клиента, предоставляет ему комнату для проживания. Клиент, проживающий в отеле, может обращаться к администратору по разным вопросам. Например, если клиенту нужно позвонить в другую страну, он просит администратора чтобы тот соединил его с внешним миром.

Поток 12,13. Кроме жилья, отель предоставляет клиентам доступ к сети интернет и телефону. Эти дополнительные услуги, отель предоставляет не бесплатно. За пользованием этих услуг, следит служба счетов отеля. Сумма, на которую клиент наговорил по телефону или насчитал по интернету, автоматически фиксируется в службе счетов.

Поток 14. Служба счетов ставит в известность администратора отеля о стоимости предоставленных услуг клиенту, после чего администратор отеля отправляет счет клиенту.

Поток 15. Клиент расплачивается в кассу за пользование всеми услугами отеля.

Поток 16. Из кассы в бухгалтерию поступает отчет о предоставленных услугах клиентам, о сумме денежных средств, которую клиенты заплатили в кассу и т.д. Бухгалтерия в свою очередь контролирует работу кассы.

Поток 17. За работой и безопасностью Web сервера следит технический отдел.

Например, защищает его от взломов.

Информационная структура отеля с головным офисом отличается от других отелей наличием некоторых подразделении, так как другим отелям они не столь нужны исходя из экономических соображений. Например, база данных у нас только одна, и в любом случае она должна располагаться в головном офисе.