Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних связей, то с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.

Жизненный цикл документа, таким образом, представляет собой упорядоченную смену состояний документа в зависимости от его типа, подтипа и вида.

1.1 Модель жизненного цикла документов

Модель жизненного цикла СЭД является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив [11]. Жизненный цикл документа не должен обязательно включать в себя все этапы (Рисунок 6).

Создание/редактирование. Под созданием понимается либо непосредственное создание документа в СЭД и хранение его в БД документов, либо регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, ИАИС. После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет редактироваться.

Движение. Документ после своего создания может быть отправлен другим пользователям СЭД для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др. Такое состояние документа определяется правилами бизнеса в вузе, с одной стороны, и типом документа, с другой.

Задача. Активные документы могут порождать задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания, содержащегося в документе и т.д. Этот этап жизненного цикла должен обеспечиваться подсистемой контроля за выполнением задачи.

Мониторинг. Под мониторингом понимается набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д. Сюда же следует отнести функции подсистемы контроля за выполнением задачи.

Архив. «Отработанный» документ может быть сдан в электронный архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.

2. Организация групповой работы с документами

2.1 Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами

Интранет - это компьютерная сеть с соответствующим программным обеспечением, позволяющие служащим компании обмениваться информацией, электронной почтой, документами компании и совместно их использовать (электронный документооборот). Интранет основана на приложении технологий интернет для частных локальных и глобальных сетей организаций. Программное обеспечение для сетей интранет - это недорогая, быстро реализуемая альтернатива прикладным программным продуктам для рабочих групп (Lotus Notes, SAP...) и системам электронного документооборота (Евфрат, Optima Workflow). Современное программное обеспечение для сетей интранет включает в себя модули координации совместной работы и управления документами.

Однако со временем на ряду с системами закрытого типа, пользоваться которыми могут только сотрудники данного предприятия, стали появляться системы extranet. Extranet позволяет предприятию пользоваться информацией совместно со своими партнерами непосредственно по самой сети Internet, что расширяет возможности компаний.

Компьютерные сети нужны в первую очередь:

1. Предприятиям с численностью работников от 10. Чем крупнее предприятие, тем больший эффект дает внедрение данных систем.

2. Предприятиям с хотя бы зачатками формализации рабочих процедур

3. Предприятиям, имеющим территориально распределенные подразделения (в пределах одного здания, города, страны)

2.2. Групповое программное обеспечение

Термин Групповое программное обеспечение - это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).

Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращается к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.

Недостатки: Приложение такого типа пассивно; оно не выполняет никаких функций. Пользователи должны получать доступ к этому приложению для того, чтобы воспользоваться какой-либо информацией. Кроме того, в больших организациях, когда одновременно базой данных пользуется большое число пользователей, требуется довольно мощные сервера и надежное программное обеспечение, которые бы обеспечивали корректную работу. Покупка такого оборудования и ПО является довольно материально затратной.

Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.

Недостатки: Недостаток этой модели заключается в том, что нет какого-либо удобного способа для определения статуса вашего требования или даже идентификации его хозяина. Отсутствует централизованное местоположение для наблюдения за процессом, и нет какой-либо общедоступной базы данных, содержащей требования. После того как форма требования удаляется из последнего почтового ящика, она теряется навсегда. Говоря другими словами, отсутствует способ управления документом.

Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

Идея групповой работы родилась несколько лет назад с появлением Lotus Notes - мощной системы предприятия, создающей условия для совместного пользования информацией. Вскоре у Lotus Notes появились конкуренты - Microsoft Exchange Server и Novell GroupWise, причем в основе каждого такого продукта лежали собственные службы каталогов, методы хранения документов и интерфейсы прикладного программирования (API). Для систем автоматизации групповой работы были разработаны также все процессы, обеспечивающие работоспособность такой вычислительной среды, например процессы маршрутизации почтовых сообщений, обеспечения безопасности и рассылки копий разным адресатам (тиражирования или репликации). Особенно важно, что были разработаны клиенты, реализующие эти услуги. Более того, фирмы Lotus и Microsoft интегрировали в свои программы для групповой работы такие широко применяемые в различных сериях изделий разных поставщиков средства управления, как OLE и ActiveX (которые прежде назывались OCX, или средства управления OLE).

Но эти собственные клиенты и службы для групповой работы пересматриваются в пользу открытых клиентов и протоколов Internet. Компании почувствовали красоту применения открытых, построенных на основе стандартов программных средств для совместной работы - отвечающие требованиям стандартов серверы различных поставщиков могут безупречно работать в разнородной вычислительной среде с разнообразными клиентами электронной почты, программами чтения новостей и браузерами Web. Поскольку такие продукты поставляются множеством поставщиков практически для всех операционных систем, компании не зависят от одного поставщика и его программ развития.

Проповедник и активный пропагандист Internet и интрасетей, фирма Netscape начала поставки изделий, реализующих стандарты корпоративных сетей и разработанных специально для них. Поставщики собственных программных средств для групповой работы следуют этому примеру. Lotus, Microsoft и Novell "играют в догонялки", стремясь поспеть за стандартами Internet и лишь недавно поравнялись с Netscape.

Однако, в то время как поставщики традиционных средств для групповой работы сломя голову ринулись в Internet, фирма Netscape сочла необходимым расширить свои предложения некоторыми средствами, недоступными для обычного программного обеспечения на базе стандартов Internet, в том числе модулем для составления календарных графиков (совместной) работы и некоторыми собственными средствами для проведения дискуссий. Microsoft, несмотря на добавление множества протоколов Internet в свой пакет Exchange, выпустила клиента Outlook 97 для работы только под управлением Windows 95 или Windows NT и специально ориентированного на тесное взаимодействие с Microsoft Office. Фирма Lotus, давшая теперь своему серверу название Domino, а клиентам - Notes, продолжает заниматься разработкой клиента; для GroupWise только что выпущена измененная версия клиента в расчете на Windows 95 и Windows NT. Таким образом, в настоящее время все системы автоматизации групповой работы в разной степени сочетают в себе собственные функциональные средства и стандарты Internet.

2.3. Основные достоинства групповых систем работы с документацией

Система групповой работы с документами подразумевает под собой совокупность технических и программных компонентов, обеспечивающих возможность синхронной или асинхронной работы группы пользователей с одни источником информации.

К преимуществам систем групповой работы можно отнести, во-первых, то что, что данные системы позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью этой системы можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа.

Также можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах.

Данные система позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате, появляется возможность для выполнения работы более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

2.4. Обеспечение безопасности при групповой работе с документами

Одной из основных проблем, связанных с системами групповой работы, является необходимость обеспечения защиты информации. Существует несколько основных пунктов в обеспечении безопасности групповой работы.

Обеспечение безопасности при пересылке информации по электронной почте включает в себя:

1. Защита от фальшивых адресов. От этого можно защититься с помощью использования шифрования для присоединения к письмам электронных подписей. Одним популярным методом является использование шифрования с открытыми ключами. Однонаправленная хэш – функция письма шифруется, используя секретный ключ отправителя. Получатель использует открытый ключ отправителя для расшифровки хэш – функции и сравнивает его с хэш – функцией, рассчитанной по полученному сообщению. Это гарантирует, что сообщение на самом деле написано отправителем, и не было изменено в пути. Правительство США требует использования алгоритма SecureHashAlgorithm (SHA) и DigitalSignatureStandard там, где это возможно. А самые популярные коммерческие программы используют алгоритмы RC2, RC4, или RC5 фирмы RSA.

2. Защита от перехвата. От него можно защищаться с помощью шифрования содержимого сообщения или канала, по которому оно передается. Если канал связи зашифрован, то системные администраторы на обоих его концах все – таки могут читать или изменять сообщения. Было предложено много различных схем шифрования электронной почты, но ни одна из них не стала массовой. Одним из самых популярных приложений является PGP. В прошлом использование PGP было проблематичным, так как в ней использовалось шифрование, попадавшее под запрет на экспорт из США. Коммерческая версия PGP включает в себя встраиваемые средства для нескольких популярных почтовых программ, что делает ее особенно удобной для включения в письмо электронной подписи и шифрования письма клиентом. Последние версии PGP используют лицензированную версию алгоритма шифрования с открытыми ключами RSA.