Лабораторная работа: Особливості використання Access для створення баз даних
III.Налаштування зв'язків між таблицями
8. У структурі бази даних вже є дві таблиці. Проте, вони доки існують незалежно і потрібно зробити так, щоб в таблиці "Договори" замість номерів виконавців підставлялися їх повні прізвища, імена і по-батькові (що є більш зрозумілим) з таблиці "Співробітники". Для цього необхідно настроїти параметри підстановки поля "№ виконавця", а також задати параметри зв'язків між таблицями.
9. Відкриваємо таблицю "Договори" в режимі конструктора, переходимо до типу даних поля "№ виконавця" і із списку, що розкривається, обираємо "Майстер підстановок". Далі відкриється діалогове вікно, де буде запропонована низка запитань про параметри поля підстановки (рис.7), що настроюється.
Рис.7 - Діалогове вікно майстра підстановок.
Вкажемо наступні параметри (на кожному кроці натискаємо кнопку "Далі"):
- Об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту;
- Значення вибиратимуться з таблиці "Співробітники";
- У стовпець підстановки включити поле "ПІП" (виділяємо це поле і кнопкою переміщаємо його з вікна доступних полів у вікно вибраних полів);
- Залишити запропоновані параметри ширини стовпців і приховання ключового стовпця;
- Робимо підпис "Виконавець" для підстановлювального стовпця.
Після натиснення кнопки "Готово" буде видано попередження про необхідність зберегти таблицю, з яким потрібно погодитись.
10. Настроїмо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок вже був створений (в процесі налаштування поля підстановки), але для забезпечення цілісності даних вимагається її додаткове налаштування. Відкрийте вікно "Схема даннях" (рис.8). Для цього потрібно вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних". При першому зверненні до вікна "Схема даних" відразу буде запропоновано і вікно додавання нових таблиць. Додаємо в схему даних таблиці "Договори" і "Співробітники". Після цього закриваємо вікно додавання таблиць.
Рис.8 - Вікно "Схема даних".
11. Відкриваємо вікно "Зміна зв'язків" для зв'язку (рис.9), що настроюється. Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку або виділивши лінію зв'язку клацанням миші і давши команду меню "Связи > Изменить связь".
Рис.9 - Вікно "Зміна зв'язків".
12. Збережемо макет схеми даних, виконавши команду меню "Файл > Сохранить" або натиснувши кнопку з дискетою на панелі інструментів.
IV.Заповнення бази даних інформацією
13. Усі дії, яківиконувались до цього моменту з базою даних, були спрямовані на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розробник. Після створення структури БД можна переходити до заповнення бази даних інформацією. Це вже етап експлуатації бази даних, на якому з БД працює користувач.
Спочатку заповнимо таблицю "Співробітники".
14. Відкриваємо таблицю "Співробітнки" двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних". Мишею встановлюємо розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповнимо таблицю в БД (рис.10) так як показано в таблиці 3:
Таблиця 3 - Дані таблиці "Співробітники"
| № вико-навця | ПІП | Адреса | Телефон | Посада | Оклад | Термін роботи, дн. |
| 23 | Лазаренко Петро Васильович | вул. Мелеш-кіна 7, 22 | 903482 | Провідний спеціаліст | 2450 | 63 |
| 26 | Онопенко Тарас Андрійович | вул. Лермон-това 8, 90 | 938271 | Провідний спеціаліст | 3000 | 31 |
| 28 | Галенко Анна Петрівна | пр. Гагаріна 67, 2 | 340929 | Головний спеціаліст | 3400 | 89 |
| 34 | Сафронов Іван Анатолійович | пр. Миру 33, 41 | 375283 | Провідний спеціаліст | 2700 | 44 |
| 36 | Антонюк Павло Олексійович | вул. Глінки 3, 4 | 456221 | Провідний спеціаліст | 2840 | 23 |
| 40 | Рудаєв Антон Петрович | вул. Харито-нова 6, 11 | 335533 | Голова відділу договорів | 4410 | 45 |
| 45 | Комарова Ірина Вікторівна | вул. Мазепи 3, 56 | 685465 | Асистент голови відділу | 1890 | 101 |
Рис.10 - Вікно таблиці "Співробітники".
Після заповнення таблиці даними закриваємо її. При цьому буде запропоновано питання про збереження макету таблиці (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і тому подібне), а не введених даних. Дані, що вводяться, записуються відразу ж після завершення заповнення усіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису).
15. Тепер заповнимо другу таблицю "Договори" даними з таблиці 4. Вид таблиці "Договори" показаний на рис.11. Заповнення поля виконавця виконується шляхом вибору відповідних значень із списку. При чому, завдяки підстановці, замість номеру виконавця відображається його ПІП. Окрім цього біля кожного запису є значок "+", за допомогою якого можна продивитись повну інформацію про виконавця, як показано на рис.11.
база microsoft access проект