Реферат: Етика міжнародних ділових зустрічей

Предметом ділової зустрічі є питання, що виносяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем, які розглядатимуться, тощо.

Переговори, як правило, проводяться для вирішення питань про спільну діяльність, про зміни форм цієї діяльності чи для того, щоб припинити співробітництво, коли умови чи підходи однієї з сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин, і т. п.

Бувають і протокольні переговори, їх називають візитами ввічливості, оскільки вони проводяться для особистого знайомства або виявлення, уваги до партнера з будь-якого приводу.

1.3. Місце проведення

Проводяться ділові переговори, як правило, у службових приміщеннях їх учасників (у своїй фірмі чи у партнера), хоча можливе їх проведення на нейтральній території чи, завдяки розвитку засобів комунікації,— дистанційно.

Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав'язує) свій варіант, однак останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною.

Розглянемо кожний з варіантів:

а) У своїй фірмі.

Спортсменам добре відомо, що гра на своєму полі часто приносить перемогу господарям. Так само більшість ділових людей віддають перевагу проведенню переговорів на своїй території. Вираз «вдома і стіни допомагають» не позбавлений сенсу.

Господарям не треба витрачати дорогоцінний час і сили на адаптацію до зовнішнього середовища, подолання втоми після довгої дороги, вони можуть без зайвих проблем скористатися телефоном, факсом, кімнатами для відпочинку, надійними секретарськими послугами, допомогою юристів, експертів чи вищих за посадою працівників, залишитися на самоті для проведення конфіденційних розмов.

Цей варіант дає можливість господарям впливати на ситуацію, включаючи вибір і влаштування приміщення, розміщення учасників за столом переговорів та цілеспрямовану організацію культурних і соціальних програм.

Заощаджується не тільки час, а й кошти на відрядження та транспортні витрати. Часті випадки, коли приймаюча сторона навмисне затягує дискусії, тим самим підвищуючи витрати гостей і збільшуючи моральний тиск на опонентів. Якщо ви збираєтесь прийняти партнера у своєму кабінеті, тоді, перш за все, огляньте його уважно. Він добре вмебльований і заповнений речами: комп'ютером, терміновими паперами і документами, розкладеними на столі, дорогим календарем з письмовим приладдям, телефоном, факсом, міні-АТС, виставкою сувенірів, добіркою книг. Кабінет керівника відверто розрахований на те, щоб справити враження сили і авторитету, і може бути навіть застережливим для слабкого партнера й кидати виклик сильному,

б) У фірмі партнера. Серйозною причиною для проведення ділових обговорень у фірмі партнера є можливість одержати додаткову інформацію, дізнатися більше про партнера, його фірму і умови її функціонування.

При цьому варіанті легше закласти фундамент для майбутніх стосунків, є шанс швидко укласти вигідну угоду, оскільки ваш партнер розуміє, що прибувши до нього, ви витратили чимало часу, відклали низку справ, а тому відчуває певне зобов'язання.

Погоджуючись на зустріч у фірмі партнера, ви цим демонструєте серйозність ваших намірів і велике бажання укласти договір. Ця символічна дія може відіграти важливу роль в переконанні іншої сторони, що саме з вашою компанією їй найкраще мати справу.

Який із вищенаведених варіантів кращий, врешті-решт залежить від конкретних обставин. Як правило, найбільш ефективною і прийнятною є організація зустрічей поперемінно на своїй фірмі і фірмі партнера, в) На нейтральній території.

Можливість проведення переговорів на нейтральній території також має свою привабливість. Як правило, обговорення питань при цьому варіанті не дає переваг жодній із сторін і особливо ефективне при вирішенні конфліктних ситуацій. Проведення таких зустрічей на міжнародному рівні може бути досить корисним, якщо отримання додаткових відомостей не є однією із важливих цілей переговорів і якщо береться до уваги можливість економії часу.

Бізнесмени ж віддають перевагу діловій зустрічі в спеціально відведеному чи пристосованому приміщенні.

Сприятливим місцем для створення ділової атмосфери переговорів може бути конференц-зал.

Нейтральне приміщення має ряд позитивних якостей:

· дозволяє зосередитись на предметі переговорів при вирішенні проблеми і ні на чому іншому;

· відсуває в бік буденний клопіт, переконуючи, що ви з партнером зайнялися якоюсь винятковою справою;

· вказує на анонімний і нетривалий характер зустрічі, підкреслюючи тим самим, що тут не залишається ознак вашого перебування і що, можливо, сюди також прийдуть інші партнери для вирішення своїх проблем;

· вся атмосфера приміщення як би говорить: «Тут іде напружена робота».

Недоліком зустрічей в конференц-залах є те, що вони занадто знеособлені. Якщо ділова зустріч чи переговори затягуються чи ускладнюються, потрібно чимало зусиль для того, щоб атмосфера їх стала теплішою.

Ділове спілкування може здійснюватися не тільки за столом переговорів, але й у неофіційній обстановці, коли в атмосфері невимушеності і з певним елементом конфіденційності є нагода поділитися сумнівами і висловити критичні зауваження, не ризикуючи викликати незадоволення партнера, згладити суперечності, що виникли.

Для цієї мети існують позаміські ділові клуби для бізнесменів. У нашій країні, де ще немає широкої мережі подібних закладів, таку зустріч можна організувати в ресторані чи кафе, заздалегідь потурбувавшись про її підготовку і проведення, г) Дистанційно.

Такі досягнення НТП, як прямий міжнародний телефонний зв'язок, фототелеграф (факс) і відеокомунікатори (конференц-відеозв'язок) дозволяють відмовитись від організації очних зустрічей і полегшити процес організації переговорів. Сучасна техніка зв'язку дозволяє здійснити прямий електронний контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку. Подібно до того як Архімед мав потребу у точці опори в своєму прагненні перевернути земну кулю, бізнесмени, що прагнуть здійснити взаємовигідну справу, все ще потребують відповідних місць проведення очних зустрічей.

1.4. Часові межі

Перший крок до успіху ділової зустрічі це правильний вибір часу і дня тижня. При зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, і його біоритми. При великій кількості J учасників бажано бути в курсі справ усіх і кожного і враховувати ділові звички партнерів.

Щоб зустріч пройшла на належному рівні, психологи пропонують враховувати такі фактори: