Реферат: Государственное регулирование документационного обеспечения
УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
Советы Министров СССР, союзных и автономных республик:постановления, распоряжения и дают поручения;Министерства ССР, союзных и автономных республик:приказы, инструкции, указания;Государственные комитеты, комитеты и комиссии:постановления, приказы, инструкции, указания;Главные управления и управления при Советах Министров СССР,союзных и автономных республик:приказы, инструкции, указания; Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы: решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (правления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания; Кооперативные организации - решения. Общественные организации - постановления, распоряжения. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основнымвопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов илидокументов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.
Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами .
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.
При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых форм документов.
Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции – вслучаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.