Реферат: Исполнение документов
7. Наличие виз исполнителей на копиях (оттисках);
8. Наличие печатей (если они требуются);
9. Заверены ли копии.
При обнаружении ошибок в оформлении документ возвращают для исправления.
Исходящий номер слагается из индекса, присвоенного структурной части, и номера дела, в которое будет подшита копия документа. На документе указывают, каким способом он должен быть отправлен (заказное, ценное, авиа и т.п.). На конверте обязательно указывают адрес отправителя. Это необходимо на тот случай, если письмо возвратится.
Для предохранения отправляемого документа от порчи при вложении его в конверт и заклеивании рекомендуется вместе с ним вкладывать картонную прокладку. При отправки документов, например, для обозрения или визирования с последующим возвратом на них ставится штамп «Подлежит возврату».
Если корреспонденцию отправляют с курьером, то ее вручают адресату под расписку в разносной книге следующей формы:
|
№ п/п | Дата отправления | Кому адресовано | Наименование документа и его исходящий номер | Расписка о получении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
При отсылке документов разностную книгу заполняет секретарь. Получатель расписывается в этой книге и ставит время получения.
РЕЕСТР почтовых отправлений, подданных на почту В почтовое деление ______________________________________ От Отправитель_____________________________________________ (наименование, адрес)
Итого:____________________________ ______________________ (общее количество отправлений) (сумма сборов) (подпись работника предприятия, сделавшего почтовое отправление) Печать (подпись работника почты) (календарный штемпель места приема) |
При отправке исходящей корреспонденции почтой отправитель составляет ее реестр по форме № 103, установленной Министерством связи РФ.
Реестр составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на почте, а второй подшивается в дело предприятия. Для контроля за отсылкой документов простой почтой также составляется реестр, аналогичный указанному выше.
Конверты с документами, масса которых превышает 20 г, взвешивают для определения стоимости их пересылки. После взвешивания на них наклеивают марки. В один реестр нельзя включать более 50 отправлений.
Отправка документа телеграфом допускается лишь в тех случаях, когда пересылка его почтой не позволит оперативно решить вопрос.
Отправка исходящих телеграмм в счет внесенных органам связи авансов производится по описи.
Каждому работнику экспедиции представляется для работы место в соответствии с профилем выполняемой работы.
Рабочие места исполнителей смежной работы по возможности следует располагать близко друг к другу. У каждого работника должны быть: чернильные приборы (лучше шариковые ручки), папки, карандаши, линейки, писчая и копировальная бумага, дыроколы и т.п.
В рабочих помещениях необходимо соблюдать соответствующие санитарно-гигиенические условия. Поскольку эта работа требует напряжения зрения и внутреннего сосредоточения. Работникам приходится иметь дело с большим количеством документации, поэтому их столы должны быть большими и вместительными.