Реферат: История унификации документов 2

- выявление информации, потребной для решения всех задач;

- придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;

- использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.

1.2.Стандартизация, как особая форма государственной деятельности

Стандартизация является особой формой государственной деятель ности, которая заключается в установлении обязательных требований к повторяющимся объектам различного рода (в основном материальным) на

достаточно продолжительный срок. Стандартизация распространяется и на

документную сферу (ГОСТ 1.0-68 установил, что объектом стандартизации

должны быть системы документации в области организации и управления

производством, системы других видов документации). Однако с методологической точки зрения документная стандартизация сложна, поскольку объективные действия, отражением которых является документы, не унифицированы; документы являются во всех случаях продуктом деятельности человека, вследствие чего отражение ими объективной действительности зависит от субъективных факторов; стандарт утверждает статическое положение системы, что невозможно для социальной системы на сколько-нибудь продолжительный срок.

В идеальном случае, при типизации функций и задач всех общественных институтов и их относительной стабильности возможна стандартизация систем документации всех уровней с любой степенью глубины. Практически же стандартизация проводится лишь на низких уровнях систем (группа, вид, разновидность) и преимущественно по параметрам, доступным измерению,- стандартизация форм документов в пределах группы.

Учитывая указанные трудности стандартизации, целесообразно основным направлением работ считать направление «сверху вниз», от наиболее общих принципов и характеристик документов к унификации отдельных частных видов документов. В числе первоочередных задач следует рассматривать систематику, создание полной номенклатуры документов и их деление на категории. Параллельно должна проводиться размерная унификация. На последующих этапах будут создаваться перечни обязательных реквизитов документов и общие принципы их размещения и затем проводиться унификация наборов обязательных показателей (тезаурусов) в пределах отдельных систем документации и создание стандартных форм[4] . Необходимо отметить, что именно форма документа является тем компонентом, который наиболее статичен, относительно устойчив в историческом плане и обеспечивает преемственность систем документации.

Глава II . Этапы разработки унифицированных систем ОРД

Унифицированная система организационно-распорядительной документации будет разрабатываться в несколько этапов. На первом этапе (срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспечено соответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:

актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления;

наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или традиционной);

наибольшая связь с другими задачами и системами документации;

наличие действующих или проектируемых АСУ, решающих данную задачу.

На основании перечисленных критериев можно выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно их назовём подсистемами УСОРД):

управление подведомственными объектами;

усовершенствование работы аппарата управления;

обеспечение кадрами служащих аппарата управления;

контроль за исполнением документов.

Каждая подсистема будет включать перечни видов и разновидностей документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.

Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.

Одновременно с разработкой УСОРД в некоторых институтах создаётся классификатор документов и показателей, на основании которого информация ОРД будет вводиться в машину.

Схематически УСОРД можно представить следующим образом: (см. приложение 1).

Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается в следующем: по каждой выбранной задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.

Унификация наборов показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).

На стадии обследования и при проектировании унифицированной системы документации мы исходим из следующих принципов: