Реферат: Как успеть все сделать и вовремя закончить свой рабочий день

7. Не разменивайтесь на мелочи

Наверняка бывали случаи, когда вы выступали с дельными, на ваш взгляд, предложениями, а руководство заставляло вас проверять их целесообразность. Начальник хотел знать о сроках исполнения проекта, о количестве привлеченных партнеров и, конечно же, о предстоящей прибыли. Отвечая на поставленные вопросы, вы постепенно приходили к мысли о слишком больших затратах и незначительной прибыли.

Руководители для того и существуют, чтобы решать судьбу проектов. Вместе с тем они помогают подчиненным понять, что затраченное время, усилия и материальные ресурсы должны окупаться. Каждая идея, требующая значительных затрат, особенно временных, должна при реализации приносить и ощутимую прибыль.

В отношении вашего личного времени действует аналогичный закон. Люди, которые успевают делать все, в том числе и уходить вовремя с работы, никогда не хватаются за каждую новую идею, контракт или клиента. Они весьма разборчивы и могут отказаться от «благоприятной возможности» в случае, если овчинка выделки не стоит. Боязнь трудностей здесь ни при чем. Такие люди отступают, предвидя непродуктивную трату сил.

В бизнесе необходимо распознавать тупиковые проекты и уметь от них отказываться. Только приобретя этот навык, вы будете заканчивать свой рабочий день вовремя.

Мелочи тоже требуют внимания

Итак, мы живем в эпоху огромных скоростей. Все вокруг меняется невероятно быстро. Мы, естественно, должны тоже в ускоренном темпе выполнять повседневные задачи. Нам необходимо идти в ногу со временем. Вот одиннадцать советов, которые помогут вам ускорить шаг.

1. Сразу же отвечайте на вопросы по телефону

Многие не спешат с ответом, когда к ним обращаются по телефону. У меня такая манера всегда вызывала недоумение. В мире стремительных перемен нельзя допускать никаких заминок. Нельзя оставлять дозвонившегося без ответа, пока вы решаете другие вопросы. Единственно правильный ответ — это немедленный ответ. Никто, конечно, не стоит рядом с секундомером, но вы должны понимать, что все меняется молниеносно. Пока вы соизволите ответить, ваша информация уже может потерять значение. Тогда вы не только прослывете безответственным, но и сами потеряете значение.

2. Перезвоните в тот же день

В любом деле, особенно в работе с клиентами, очень важно такое поведение. Оно не только демонстрирует всем вашу оперативность, но и сигнализирует другому человеку, что вы его цените и проявляете заботу о нем. Своевременный ответный звонок избавит вас от необходимости постоянно думать об одном и том же и позволит направить энергию на решение других вопросов.

3. Не говорите по телефону долго

Данный совет связан с предыдущим. Ограничивая телефонный разговор пятью (или меньше) минутами, вы не только выигрываете время для других звонков. Ускоряется темп вашей работы. Да и окружающие начинают действовать активнее, стараясь не отстать от вас.

Некоторые гордятся тем, что лично отвечают по телефону и всегда находятся на месте. Само по себе это, конечно, похвально. Однако раз вы готовы отвечать на каждый звонок, ваш распорядок будет зависеть от любого, у кого есть ваш номер.

Давным-давно, когда я еще не так строго следил за своим расписанием, я решил, что лучше звонить самому, чем отвечать на чужие звонки. В конце концов в том и состояла моя обязанность. Но целесообразнее было опередить их и сделать звонок самому. В результате мой рабочий день стал более упорядоченным.

4. Научитесь отказывать и не смущайтесь

Бывают люди, просто неспособные ответить отказом на какую-либо просьбу. Они всегда готовы помочь, без колебаний оказать услугу. Разумеется, в этом нет ничего плохого. Любая фирма нуждается в отзывчивых работниках.

Тем не менее такая услужливость может и навредить. Как правило, безотказные работники — самые несобранные. Они просто не знают, насколько далеко простираются их полномочия и в чем состоят их обязанности. Как будто на спине у них приклеена надпись: «Можете ломать мой график, сколько вам вздумается». И неудивительно, что коллеги с охотой нагружают их работой. Так кого же вы выберете? Того, кто всегда соглашается, или того, кто способен сказать «нет»?

5. Не тяните с извинениями

Порой людям требуется слишком много времени, чтобы признать собственную ошибку. Для новичков вообще характерно не сомневаться в своих действиях. Когда же они вдруг осознают, что виновны, то и тогда не спешат исправлять ошибки. Тянут до последнего (мысль попросить прощения у многих вызывает ужас). Ждут подходящего момента, чтобы вся процедура прошла для них как можно менее болезненно. А ведь все это время человек, которого они обидели, остается один на один со своим уязвленным самолюбием. И все это время дело стоит на месте. Чем дольше вы тянете с извинениями, тем больше у других обиды и отрицательных эмоций.

Всегда признавайте собственную неправоту. Если вы кого-то обидели, попросите прощения. Чем скорее вы это сделаете, тем быстрее можно будет двигаться дальше.

6. Обедайте быстрее

Мне, как и всем, нравится спокойная, неторопливая, роскошная трехчасовая трапеза. Однако сегодня большинство деловых людей ценят вовсе не гастрономическую, а социальную сторону ленча или обеда. Им приятна теплая атмосфера хорошего ресторана, дружеский тон беседы, а также возможность продолжить знакомство и развивать деловые отношения. А вот сама еда их раздражает. Они заказывают салат или, чтобы не отставать от голодных партнеров, две порции какой-нибудь закуски. Не обходят они и десерт.

Мой вам совет: обедайте быстрее. Зачем тратить два часа на дело, которое можно решить за час с небольшим?

7. Сделайте совещания короче

Совещание, как и любое другое мероприятие, требует времени. Если можно сократить телефонный разговор или обед, то и совещание вполне реально провести быстрее. И не забывайте: никто вас за это не будет порицать.

8. Начинайте работать без промедления

Между принятием решения и его воплощением в жизнь существует разрыв во времени. Я постоянно вижу тому доказательства. Люди встречаются, чтобы что-то решить. Решение принято, но проходит три или четыре недели, прежде чем кто-то возьмется за его реализацию. Почему так происходит, не знаю. Такая же задержка наблюдается при ответе на вопрос. Если вы хотите произвести хорошее впечатление на начальство, выполняйте его решения без промедления. Полагаю, руководителей приятно удивит такая исполнительность.

9. Торопитесь с благодарностью