Реферат: Нормализация условий труда при выполнении работ

К основным обязанностям секретаря- референта относится:

- прием телефонных звонков, поступающих руководителю и другим работникам компании;

- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.;

- планирование и подготовка приема посетителей;

- помощь в планировании рабочего графика начальника, в том числе заказ гостиниц и авиабилетов;

- участие в подготовке деловых переговоров;

- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса.

2. Средства труда и технология выполняемой работы

2.1. Аппаратура, оборудование, материалы и их размещение на рабочем месте.

Рабочее место секретаря-референта оснащено следующими техническими средствами, средствами связи и служебной мебелью:

- средства составления документов: персональный компьютер (ПЭВМ) (монитор, материнская плата, процессор, оперативная память, блок питания, дисковод, жёсткий диск, клавиатура и компьютерная мышь), , средства копирования и размножения документов;

- средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы;

- средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей;

- средства выполнения вычислительных операций: калькулятор, персональный компьютер (ПЭВМ);

- средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь (мини-АТС), автоответчики;

- специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

2.2. Последовательность выполняемой работы

Придя на свое рабочее место, секретарь-референт должна включить освещение в помещении. Далее она включает персональный компьютер (ПЭВМ), соблюдая следующий порядок действий: привести в порядок рабочее место, убрать с рабочего места все посторонние предметы. Проверить правильность установки стола, стула, угол наклона экрана монитора, положение клавиатуры и, при необходимости, произвести их переустановку в целях исключения неудобных поз и длительных напряжений тела. Особо обратить внимание на то, что дисплей находился в правильном положении. Проверить надежность подключения к системному блоку разъемов периферийного оборудования. После того как все эти действия произведены секретарь-референт может начинать работу с персональным компьютером.

Далее она проверяет входящую корреспонденцию, и если появляется необходимость, что-либо напечатать, она приступает к работе с принтером. Для этого ей необходимо проверить состояние работы принтера, и только после этого «отправлять на печать».

Нередко в работе секретаря-референта появляется необходимость отправить или принять корреспонденцию по факсу (многофункциональному устройству). Для того, чтобы отправить факс, секретарь-референт должна убедиться, что многофункциональное устройство включено. Затем она должна загрузить не более 30 листов документа оригинала в устройство автоматической подачи лицевой стороной вниз. Далее нажмите кнопку Факс/startна панели управления. Многофункциональное устройство отсканирует документ и отправит факс по указанному номеру.

Для того, чтобы принять факс (вручную) секретарь-референт должна : когда раздастся звонок многофункционального устройства, снять трубку и дождавшись сигнала факса нажать на кнопку факс/ start, затем повесить трубку. Многофункциональное устройство примет факс.

Если в рабочем процессе секретарь-референт сталкивается с какими-либо неисправностями в работе с компьютером, она обязана сообщать о них непосредственному руководителю.

По окончании рабочего дня секретарь-референт обязана соблюдать следующую последовательность отключения оборудования: произвести закрытие всех выполняемых на персональном компьютере (ПЭВМ) задач; отключить питание в последовательности, установленной инструкциями по эксплуатации ПК (ПЭВМ).

Убрать со стола рабочие материалы и привести в порядок рабочее место.

Для всей остальной своей профессиональной деятельности серетарь-референт должна руководиться:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

-нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;