Реферат: Обов`зки секретаря

· освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

· бути енергійним, проявляти ініціативу;

· швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

· підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

· контролювати фінанси офісу;

· бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна виростиз секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччюниточокзв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

· облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

· оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;

· підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

· оформлення протоколів розсилок виписок з них;

· аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

· підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

· прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

· організація прийомів відвідувачів;

· прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крімроботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника;

2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування;