Реферат: Оформление при приеме на работу
Работодателю следует позаботиться, чтобы правила внутреннего трудового распорядка были вывешены на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору, или предусмотреть в трудовом договоре отметку «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».
Без правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета использования рабочего времени будет невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.
Без должностной инструкции работодатель практически не может ни потребовать от работника улучшения качества его работы, ни применить дисциплинарные взыскания против нерадивых работников. Каждый работник должен получить на руки один экземпляр инструкции и расписаться в том, что он с нею ознакомлен и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего сделать это при подписании трудового договора.
Не менее важна документация по охране труда, особенно в хозяйственных обществах, занимающихся производственной деятельностью, где высок риск производственного травматизма. Часто работодатели вообще ничего не знают ни о данной документации, ни о штрафах, которые налагает на них Государственная инспекция труда (статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заноситься запись в журнал инструктажей по технике безопасности.
Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников. Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
Примечание. В случае возникновения трудового спора судья первым делом истребует вышеуказанные локальные нормативные акты. Если они были не заранее и грамотно составлены, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях, а также вышеуказанные персональные данные работника должны быть сформированы кадровой службой в «личное дело» работника. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка.
Порядок хранения и использования всех персональных данных работников в организации устанавливается работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей с соблюдением требований Трудового кодекса (статья 87 ТК РФ).
Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендуется включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Указанное Постановление предписывает распространение предложенных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.