Реферат: Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро­изводство и состав документации данного учреждения. В со­став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар­хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При­мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по­ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга­низации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра­вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль­ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы­ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомст­венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране­ние документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст­вующего архивного учреждения предложений об установ­лении и изменении сроков хранения документов;

• участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив­ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от­бору их на государственное хранение (перечней докумен­тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин­струкций по делопроизводству и т.п.);

• рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето­дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

• организация и проведение совместно со службой дело­производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под­разделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу­дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон­троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу­дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде­лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре­шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото­колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

• одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

• изменении сроков хранения документов;

• одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек­ретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по­стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле­жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя­ют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране­ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образую­щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща­тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про­изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.