Реферат: Популярные продукты для бюджетирования. SAS и Comshare
Текстовые комментарии, которые проясняют суть элементов формы или подсказывают пользователю возможные действия.
Гибкое определение форм и процессов
Формы можно создавать в соответствии с теми показателями, которые имеют значение для организации.
Множество процессов поддерживает бюджеты капиталовложений, бюджеты расходов и бюджеты показателей, которые составляют систему измерения эффективности.
Одно определение формы можно использовать в нескольких процессах.
Определение назначений и прав доступа
Администратор бюджета задает назначения и права доступа. Этот процесс определяет для каждой бюджетной формы ее принадлежность и возможность идентификации, устанавливает привилегии, в которых указывается, какие бюджетные формы могут просматривать, изменять и утверждать те или иные пользователи и группы. Процесс назначения форм запускает рассылку предупреждений пользователям бюджета о том, что им присвоены те или иные формы для ввода данных, и когда этот ввод нужно выполнять.
Вход в систему и ввод данных
После того как назначения и права определены, авторизованные пользователи могут входить в систему, вводить бюджетные данные, просматривать и передавать их руководству. Понятный графический интерфейс нетребователен к квалификации пользователя и позволяет свести к минимуму техническую поддержку. Каждое действие пользователя записывается в журнал контроля, так что можно отслеживать операции передачи на рассмотрение и принятия бюджетов. Данные пользователя хранятся в специальном файле, они не консолидируются и не импортируются в центральное финансовое хранилище данных до тех пор, пока не пройдут все подтверждения. При необходимости можно назначить время промежуточного импорта и консолидации.
Подготовка данных для анализа и отчетности
Возможности планирования и бюджетирования интегрируются с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, которое укомплектовано рядом мощных инструментов управления данными для ввода, оценки, управления, распределения, консолидации и отчетности.
Динамическое финансовое хранилище данных
В обычном приложении в электронных таблицах, данные хранятся в ячейках, структурированных в столбцы и строки. Формулы внедряются в ячейки, а для представления различных измерений (таких как подразделения или виды продукции) используется множество таблиц. С подобной архитектурой данных довольно трудно управляться, да и обновлять ее нелегко. Напротив, SAS Planning интегрируется с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, с мощными функциями импорта данных из внешних систем, функциями управления обработкой данными, распределения и консолидации данных, создания и использования печатных и интерактивных отчетов, а также функциями выполнения анализа, оценки данных, проверки деятельности пользователя в системе.
Обеспечение множества перспектив бизнес-модели
Многомерная модель бизнеса позволяет планировать, анализировать и создавать отчетность одновременно по множеству факторов (например, просмотр отчетов о прибылях и убытках по организации, анализ информации по продукту или сектору рынка в различных валютах во времени). В рамках одного измерения можно определять любое число элементов детализации и уровней агрегирования. Система позволяет работать с несколькими моделями, отвечающими различным потребностям (например, модели управленческой и официальной отчетности). Бизнес-модели можно как загружать из текстовых файлов так и экспортировать в них.
Импорт данных из разрозненных бухгалтерских книг, баз и других источников
Автоматизация доступа к внешним источникам данных, проводимая на основе сложных пользовательских правил отображения, устраняет необходимость в повтором вводе данных. Например, можно разместить внешние данные между счетами на основе дебита и кредита или процента, создать пользовательские процедуры проверки данных для очистки входящей информации и автоматически добавить новые измерения, которые обнаруживаются в процессе ввода данных.
Распределение (аллокации) расходов
Автоматизация задачи распределения косвенных расходов по подразделениям, продуктам, клиентам и любым другим используемым измерения выполняется путем определения процессов аллокации.
В приложении заложена возможность выполнять как простые, так и сложные распределения, используя различные методы: в процентных долях, в равных долях, пропорционально (некоторым параметрам) и в виде фиксированных сумм.
Аллокации можно выполнять на основе ранее консолидированных фактических или бюджетных данных из других SAS-источников, а также с помощью других процессов распределения, за счет чего обеспечивается гибкость в удовлетворении требований к аллокациям. Вследствие этого экономятся время и усилия, затрачиваемые на выполнение распределения затрат.
Консолидация данных
Данные можно объединять по нескольким выделенным измерениям или по всем измерениям, на нескольких уровнях. При этом можно преследовать разные цели, как, например, удовлетворение всевозможных требований к управленческой и официальной отчетности. Одним из этапов консолидации может быть генерация проверочных отчетов, в частности по прибылям и убыткам.
Выполнение отчетности и анализа
Можно организовать стандартные шаблоны в книги и главы, состоящие из нескольких страниц. Эти страницы можно использовать либо для представления третьего измерения (например, отчет о доходах во времени, можно расположить по страницам, каждая из которых соответствует определенному подразделению), либо для того, чтобы отобразить гистограмму, график или круговую диаграмму, либо на дополнительных страницах можно разместить текст или иллюстрацию. Нерегламентируемые отчеты можно сохранять в качестве шаблонов для последующего использования.
Отчеты можно печатать, публиковать в Web, экспортировать в электронном формате в другие системы, например Excel. Отчеты в оперативном режиме можно изменять динамически — от сводных данных переходить к детальным данным уровня транзакций.
Проверка работы пользователей
В приложении обеспечивается детальная информация о всех внесенных в систему изменениях, в том числе об администрировании бюджета, управлении данными и об импорте. Доступ и обновление форм возможны только для авторизованных «владельцев» бюджетных форм или пользователей, имеющих соответствующие привилегии доступа. Изменения входных данных выполняются только через журналы, которые контролируются по номеру типа журнала, дате выхода и идентификатору автора.
Импортом и консолидацией данных могут заниматься только авторизованные администраторы. Эти и другие меры гарантируют, что только авторизованные пользователи имеют доступ к системе и выполняются только логически допустимые транзакции.
Выводы
| Традиционные системы | Продукт фирмы SAS |
| Традиционные процессы и инструменты планирования и бюджетирования требуют очень больших временных затрат | В едином пакете оптимизирует и авоматизитрует процесс сбора, оценки, распределения и консолидации данных, а также отчетности, за счет чего достигается более тесное сотрудничество и аккуратность при вводе информации в систему |
| При использовании множества таблиц или разрозненных инструментов трудно получить общее представление о планировании и бюджетировании | Продукт структурирован для быстрой консолидации, распределения и отчетности по множеству измерений |
| Системы бюджетирования часто работают на разных инструментах (иногда разрабатываются фирмой самостоятельно), в результате очень сложно вносить изменения в организационную иерархию и план счетов | Все изменения проверяются, принимаются и распространяются по организационной иерархии и плану счетов |
| Традиционные системы бюджетирования требуют специальных сложных процедур управления, часто выполняемых вручную | Автоматизируется весь процесс, отображаются данные о состоянии по пользователям и бюджетным формам |
| Приложения табличного типа ограничивают возможности планирования двумя переменными одновременно | Используется многомерное моделирование, допускающее планирование и анализ по всем переменным в бюджетной или плановой структуре |
| Традиционные приложения для планирования и бюджетирования часто используют сложные (и даже скрытые) формулы | Позволяет с легкостью создавать, применять и обновлять все вычисления в виде бизнес-факторов |
Модульное приложение Comshare MPC 5.0
Компания Comshare1 образована в 1966 году и является одним из старейших поставщиков OLAP-приложений на рынке управления эффективностью бизнеса (BPM, business performance management). Основные продукты Comshare — это:
FDC (самостоятельное приложение для финансовой консолидации, подготовки обязательной внешней и управленческой отчетности);
Decision (среда разработки для создания пользовательских Web-приложений Business Intelligence, обеспечивающая интерфейс к Comshare MPC);
MPC — главный продукт Comshare для управления эффективностью бизнеса. MPC версии 5.0 (вышедший в октябре 2002) поддерживает полный цикл управления эффективностью бизнеса. Основные нововведения продукта: бюджетирование по сотрудникам и ресурсам, расширение возможностей финансовой консолидации, а также более четкая интеграция с продуктами платформы Microsoft Business Intelligence.
Цикл финансовой обработки
BPM-приложения обслуживают широкий спектр бизнес-процессов, как-то: стратегическое планирование, бюджетирование, финансовую консолидацию, прогнозирование, управленческую отчетность и анализ; они способны поддерживать полный цикл управления, который связывает стратегические планы с операционными бюджетами и позволяет организациям непрерывно отслеживать и налаживать размещение ресурсов для поддержки корпоративных целей.
Таким образом, Comshare MPC — это Web-решение со встроенной финансовой аналитикой, поддерживающее полный цикл управления эффективностью бизнеса и обеспечивающее в едином интегрированном приложении все основные функции, которые могут быть необходимы компаниям для управления бизнесом. Comshare MPC поможет смоделировать бизнес-планы, связать стратегии с бюджетами, автоматизировать глобальную финансовую консолидацию, сгенерировать статистически точные бюджеты и планы, создать отчеты и провести анализ данных удобными и понятными способами. И тогда цикл планирования, прогнозирования, отчетности, анализа и настройки позволит менеджерам управлять ключевыми бизнес-целями в рамках всей компании, быстро обнаруживать и устранять отклонения, регулировать стратегии и заново прогнозировать результаты в реальном времени.
Архитектура приложения
В Comshare MPC нет привязки к определенной базе данных, поэтому приложение может функционировать как на реляционной БД, так и на многомерных платформах. Фактически модуль Comshare MPC Application Services позволяет выполнять интеграцию с наиболее популярными на сегодняшний день технологиями, такими как Microsoft SQL Server, Microsoft Analysis Services, Oracle RDBMS и Hyperion Essbase. (С января 2003 года Comshare не продает Hyperion Essbase, но по-прежнему поддерживает клиентов, использующих этот продукт).
Независимость от типа базы данных позволяет клиентам Comshare сократить вложения в технологическую инфраструктуру и подготовку специалистов, упрощая поддержку и сводя к минимуму потребность в обучении.
Модульный подход