Реферат: Презентация: требования к подготовке и проведению

ПР - коммуникативны как в своих основах, так и в своем инструментарии. Поэтому специалист по ПР должен быть максимально заинтересован в том банке людей, который может ему предоставить теория и практика коммуникаций.

Презентация - один из самых сложных видов деловых коммуникаций.

Презентация - это представление организации, лица, услуг. Так, презентация может проводиться по случаю открытия или создания организации, подразделения, филиала.

Целью презентации может быть демонстрация новых достижений и результатов работы, представление новых партнеров и пр.

Для презентации необходим особенно четкий сценарий, который отражает две части события: официальную и неофициальную.

Официальная часть - это выступления руководителей и представителей организации, которые знакомят собравшихся с особенностями объекта. Сообщения не должны быть утомительно длинными. Они должны фактически содержать ответы на вопросы, потенциально интересные для участников мероприятия После сообщения показывают видеофильм длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность, оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.

Приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки.

Вторая часть презентации менее официальная. Ее задача - создать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофициальная часть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр делового общения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

В настоящее время серьезные презентации проводятся корректно: занимают несколько часов, устраиваются в лучших залах, впечатляют содержанием и креативными находками.

2. Проведение организационно-представительских мероприятий

Для донесения до широкой oбщественности своих идей и формирования определенного отношения к фирме, для реализации всех иных задач по ПР проводятся и всевозможные мероприятия, которые обращены непосредственно к аудитории.

В этих же целях могут быть использованы лекции, доклады, речи и другие публичные выступления.

Такие же задачи можно решать и во время деловых бесед, которые приходится проводить всякому руководителю, предпринимателю, политику.

3. Представительские мероприятия

Хорошую возможность формирования доброго отношения к фирме, распространения о ней сведений, завязывания контактов дают различные представительские мероприятия. Сюда, прежде всего, можно отнести презентации, которые сейчас довольно широко распространены. Они обычно требуют немалых усилий и средств, но их польза бывает большой. Правда, результативность презентаций зависит не только от вложенных в них ресурсов, но и от профессионализма организаторов, продуманности сценария и умелого его воплощения.

С самого начала подготовки презентации следует задаться вопросами: что надо будет представить на презентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективная презентация начинается с определения ее задач. Для этого надо выработать логическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время eго начала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно приглашениях.

Следует еще очертить круг приглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов, поскольку презентация представляет собой еще и торжественное, праздничное событие. Желательно у них выяснить интерес к теме презентации и степень информированности о ней. С учетом этого и в соответствии с задачами презентации следует сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить участники. Надо также определить желаемый отклик аудитории, ее реакцию и возможные действия после самого мероприятия.

Затем предстоит сформировать рабочую команду. Она будет заниматься всей подготовкой и проведением самой презентации.

Важным условием успеха презентации является хороший выбор места ее провидения. Если у фирмы нет подходящего для этой цели помещения, го его следует арендовать. Это может быть ресторан, кафе, клуб, зал гостиницы. Оно должно быть удобным и точно соответствовать количеству приглашенных.

Большого внимания заслуживает определение выступающих на презентации от фирмы и среди них не обязательно должен быть первый руководитель, особенно, если тот не может эффективно выступить; это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о нем профессионально рассказать и ответить на вопросы. В противном случае, корявая речь руководителя может привести к негативному результату. Когда определены основные ориентиры презентации, надо утвердить порядок и продолжительность выступлений, согласовать их тему и содержание, чтобы избежать повторов. Параллельно нужно обсудить материалы, которые будут демонстрироваться.

С выступающими предстоит говорить тексты и другие информационные материалы. Они могут понадобиться на презентации и их можно будет вручить пришедшим. Нельзя делить эти материалы по категориям - "для прессы", "для гостей", "для очень почетных гостей" и т.д. Во всяком случае, этого не стоит делать на самой презентации, ибо такое деление производит нехорошее впечатление на тех, кому достается информационный пакет, а еще и без каких-то вложений.

Одновременно нужно готовиться к приему гостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти сувениры желательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная презентация предполагает своего рода презентацию, в том числе и в присутствии представителей участников.

Определенное внимание надо уделить одежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствовать цели презентации, ее тональности и характеру аудитории.

В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее и проверить все, особенно - технические средства.

Презентация требует небольшого и динамичного вступления. Оно определяет важные моменты презентации, помогает наладить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой. По наблюдениям специалистов, вступление должно состоять из таких элементов.

Приветственные любезности. Благодарность зато, что гости нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, что они не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажите о своем личном опыте в этой области. Определите задачи презентации в рамках интересов слушателей.

Представление. Имя, должность и опыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.

Объявление цели. Что предполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации.

Разъяснение. Нужно сообщить, сколько продлится презентация. Она может проходить в одном месте или переместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно ли прерывать выступающих.

Окончание презентации. Как и ее открытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, в последний момент можно изменить запланированный финал, но для этого его надо знать. Окончание обычно включает:

краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов;