· федеральных органов государственной власти, органов го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на­ряду с русским языком в качестве государственного на­циональный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну­мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со­ставление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типо­вой или ведомственный)*.

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по пред­ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по орга­низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори­ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструк­ция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях (утверждена постановлением Госком­труда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

* О перечнях подробно см. гл. 14.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы­работки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано доста­точно большое количество нормативных документов, содержа­щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос­сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению орга­нов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11—64);

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Последний нормативный документ нужен для работы с кад­ровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических доку­ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк­ция по делопроизводству конкретной организации.

Организация документооборота

Проблема совершенствования документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ­водства продукции и производительности труда. Это первая за­кономерность документообразования.*

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее произ­водительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из ос­новных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.