Реферат: Табличный процессор Microsoft Excel

Несмотря на особенности командных систем в табличном процессоре, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователя, можно разбить на следующие типовые группы:

1. команды для работы с файлами;

2. команды редактирования;

3. команды форматирования;

4. команды для работы с окнами;

5. команды для работы с электронной таблицей как с базой данных;

6. печать;

7. сервис;

8. получение справочной информации;

9. использование графики.

4. Команды для работы с файлами

Чтобы созданный документ использовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить, записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружать файлы в окно электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в отдельном окне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закрывать определенные окна. При запуске программ. Как правило, открывается новое, пустое окно.

При большом количестве информации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицы может стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных для работы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поиска необходимых файлов без выхода из программы электронной таблице.

5. Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любого диапазона ячеек осуществляются с мощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление.

Наряду с изменением и удалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуется вставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление) ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Имеются также команды вставки нового рабочего листа" макроса (макрос — файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем), диаграммы, рисунка и т.д., включая объекты, созданные в других программных средах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды поиска и замены определенного контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последних введенных команд.

6. Команды форматирования

Большое значение имеют не только введенные в электронную таблицу данные, но и их визуальное представление. Табличный процессор предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением таблицы. При помощи этих команд пользователь может выравнивать данные в ячейках, изменять виды шрифтов, толщину и расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т.п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую будет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активной ячейки.

Совокупность выбранных параметров форматирования образует "стиль", который может быть задан различным для отдельных ячеек таблицы.

7. Команды дли работы с окнами

Табличный процессор позволяет одновременно открывать множество окон, организуя тем самым "многооконный" режим работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся под ними. Открыв несколько окон, вы сразу работаете с несколькими электронными таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране.

8. Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовыми операциями, которые выполняют команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные ~ в порядке убывания или возрастания.

9. Печать

Процесс печати состоит в задании параметров страниц, форматирования колонтитулов. Далее следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команда просмотра страниц позволяет получить представление об общем виде ее до печати.

10. Сервис