Реферат: Технические средства секретаря компьютерная сеть Интернет электрон

- Составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

- Сообщение, письмо или заказная информация могут быть

доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника-

ми;

- Электронный документ, как и традиционный должен

иметь необходимые реквизиты: наименование орган-

изации, дату, регистрационный номер, заголовок,

должность и фамилию лица подписавшего документ;

- Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно сидя в

офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через теле-

фонную сеть. Интересующую информацию можно оста-

вить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта – это один из самых оперативных и относительно дешевых видов передачи документов.

14

КОПИРОВАЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА

Для копирования документов чаще всего применяют- ся аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обыч- но называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруд- нений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может от 20 секунд до 1-2 минут. Затем необходимо

- поднять крышку, положить оригинал копируемого до- кумента лицевой стороной на стекло. Оригинал фор- мата А4 кладется как правило, в левый верхний угол стекла;

- проверить размер копии. Если копия нужна без уме- ньшения или увеличения размер устанавливается 1:1 или 100%;

- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку <ç>;

- возьмите готовую копию с выходного лотка и не за- будьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажа- тием красной кнопки «СТОП».

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличений (уменьшений),

15

например, А5-А4, или непосредственным заданием вели-чины масштабирования в процентах. Что бы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок «вниз» и «вверх», расположенным под индикатором масштабирова- ния.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированны одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата А3, вы должны использовать обходной ло-ток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатки таких копиров яв- ляется не всегда удовлетворительное совмещение цвет- ных изображений.

В сфере малого бизнеса используется портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отлича- ются высоким качеством и надежностью.

17

C ПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дьяков В.П. Internet. Настольная книга пользователя-М.: СОЛОН-Р, 2001.

2. Стенюков М.В. Справочник секретаря-М.: Издательство ПРИОР, 1999.

3. Секретарское дело – журнал №1,2,3 за 2002г.

16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, можно сказать, чтоприменение тех-нических средств в делопроизводстве во многом облег- чает работу секретаря, тем самым, повышая производ-ительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как MicrosoftWord, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Наличие сети в организации представляет большие воз- можности для процедуры приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любому адресату, у которого есть факси- мильная связь или ПК и модем. Документ передается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Таким образом, в настоящее время пра- ктически нет ни одной организации, где не использо- вались бы описанные выше технические средства.