Реферат: Выставочные работы в туризме

"правильного" восприятия фирмы, ее товаров или услуг играет

выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все

возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального

результата. Выставочная деятельность в сфере туризма - очень

важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее

благоприятных для компании условий бизнеса. Она представляет собой

целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно

дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой

уровень.

Необходимо заметить, что в выставочная деятельность имеет ряд тонких

моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемый от выставки результат получается ниже (или даже противоречит запланированному).

На первый взгляд, в проведении выставки нет ничего сложного. Но на самом деле это скрытая от глаз громадная подготовительная работа, сбор аналитической и статистической информации, подготовка необходимого оборудования и прочего.

Как было отмечено выше, выставочная деятельность является одним из способов рекламы фирмы, ее продукции и услуг. Для правильного понимания роли этапов проведения выставочной компании, необходимо сделать некоторые пояснения: поскольку принятие решения об участии или неучастии в выставке может принять только 1-е лицо фирмы, у него заранее должна быть вся необходимая информация по ВСЕМ планируемым в течении года выставкам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию можно оценить класс выставки, ее значение для фирмы и степень необходимости в ней участвовать. Действия по составлению (получению) общего плана выставок можно рассматривать в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке.

1. Подготовка к выставке.

1.1 Предварительная подготовка к выставке

При организации биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа:

1. Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.

При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.

3. Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли.

Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса

возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки.

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на выставки контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

Предметом торговли на выставки могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставки не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставки также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставки.

Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

1.2 Права и ответственность группы подготовки выставки

После сбора необходимых данных, они обобщаются и попадают к руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам сопровождает подготовленный материал своими комментариями выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных "+" и "-". Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно и с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет команды руководством фирмы. К сожалению, по имеющейся информации из ряда фирм, часто руководство не в состоянии учесть всю специфику методов общественной рекламы и отодвигает дельные предложения младших сотрудников как необоснованные и не подкрепленные достаточными полномочиями (хотя и поручает им заниматься их проработкой).

Важно, чтобы группа подготовки выставки имела достаточно прав при принятии