Статья: Потребность в организационных данных: модель комплексного управления эффективностью бизнеса
Эти аналитические требования, наверно, являются наиболее проблематичными для BPM систем. Такие особенности данного анализа, как его большая гибкость, нерегламентируемость и возможность долгосрочного прогнозирования, а также потребность во внешних данных могут превысить возможности любой технологической инфраструктуры и поставить под угрозу экономическую жизнеспособность проекта управления эффективностью бизнеса как такового. Удовлетворение этих потребностей должно быть предметом тщательного рассмотрения, переговоров и аккуратной разработки. К счастью для разработчиков BPM систем, аналитики нечасто могут сформулировать все эти потребности в аналитических данных, особенно в организациях, которые сильно нуждаются в BPM системах.
Управление ресурсами. Будучи видом деятельности третьего, самого высокого, уровня, управление ресурсами включает непосредственное принятие решений, связанное с оценкой эффективности и улучшением оперативного функционирования компании. Эти решения могут затрагивать управление любыми ресурсами, такими как персонал, оборудование, бюджет или технология.
Потребители данных, управляющие ресурсами, в основном пользуются результатами внутренней отчетности. У этих менеджеров есть несколько требований, которые должны быть выполнены разработчиками BPM систем. Прежде всего, результаты отчетности должны быть доступны для непосредственного использования: менеджеры не испытывают желания проводить дополнительные анализы или исследования. Кроме того, своевременность имеет немаловажное значение, поскольку большинство управленческих решений принимается в процессе ежедневной работы. Некоторые средства BPM предоставляют возможность извещения менеджеров о нарушении контрольных пороговых значений с помощью электронной почты. И, наконец, менеджеры стремятся избегать "белых пятен", поэтому отчеты должны быть исчерпывающими и достаточно широкими, чтобы с их помощью можно было выявить любую подозрительную или противоречивую область деятельности. Это приводит нас к выводу о необходимости использования значительного количества ключевых показателей эффективности.
Планирование. Одно из основных преимуществ BPM систем - их функциональная приспособленность для процесса планирования. С планированием связаны две группы требований к предоставлению данных. Первая группа включает способность разрешать административные сложности и устранять необходимость в трудоемких, не координированных процессах, основанных на использовании программы Excel. Средства BPM созданы таким образом, что они могут использовать механизмы планирования, связанные с календарем, передачей деловой информации, сотрудничеством, обязательствами, консолидацией, урегулированием разногласий, итерациями, обзором и утверждением решений.
Тем не менее, средства управления эффективностью бизнеса - это нечто большее, чем просто техническое решение, которое облегчает консолидацию отдельных бюджетов. Таким образом, вторая группа требований - это необходимость наладить надежный процесс планирования, который будет включать всю внутреннюю информацию об организации, в том числе из всех ее подразделений, и будет связывать воедино ее прошлое, настоящее и будущее. А это, в свою очередь, требует, чтобы планирование и бюджетирование могли получать данные от других видов деятельности, которые также являются потребителями информации (см. рис. 1). Отчетная деятельность обеспечивает полноту плана и его связь с показателями внешней отчетности, а анализ призван гарантировать, что план нацелен на будущее и основан на самоанализе и правильном представлении о своей организации. Решения и инициативы, связанные с управлением ресурсами и стратегическим развитием, также должны включаться в модель планирования. При этом следует иметь в виду, что конечные результаты планирования не ограничиваются только годовым планом. Конечный ряд операционных показателей, прогнозов и опережающих индикаторов должен предоставлять основу для последующей отчетности, бизнес-анализа и управления ресурсами. Поэтому, с точки зрения использования данных, разработчики BPM систем должны обеспечивать свободу выбора в логической структуре модели планирования, а также гибкость в отношении конечных показателей, прогнозов и планов действий.
Таким образом, разработчики BPM систем должны хорошо понимать эти две группы требований к использованию данных, связанных с планированием. Вытекающая из этого функциональность будет включать преимущества эффективной автоматизированной системы, в которой циклы планирования осуществляются быстро и с минимальным количеством шагов, и обеспечивать средства стратегического планирования, которые связывают корпоративные цели и задачи, текущую управленческую деятельность, планы действий и обмен информацией о результативности работы компании.
Разработка стратегии. Лидеры занимаются разработкой стратегии, когда они разрабатывают или изменяют направление развития организации. Выбор стратегического направления означает оценку ожидаемых внешних условий с учетом ресурсов организации. Как потребители данных, те, кто занимается стратегическим планированием, должны обладать обширными знаниями как об организации, так и о процессах и тенденциях, присутствующих на рынке. Хотя внутренняя отчетность и оказывается полезной в данном случае, но основной источник стратегической информации - это аналитическая деятельность.
Этот момент является окончательной проверкой BPM системы. Если внутренние источники информации выпадают из поля зрения руководителей высшего звена, и они вынуждены искать информацию где-то еще, это означает провал средств управления эффективностью бизнеса. Чтобы избежать этого, разработчики должны быть уверены, что их средства BPM обеспечивают достаточно широкий круг информации, ключевые показатели эффективности имеют отношение к делу, данные - свежие и точные, и что внешняя информация может быть включена в процесс. Система должна предоставлять менеджерам мощный поток трендов, анализов и прогнозов, а предупреждения и пороговые значения отчетной системы должны быть достаточно логичными.
Когда отчетность точна и своевременна, анализ выявляет важные внешние динамические тренды, управление ресурсами объединяет разнообразную информацию, а планирование дает возможность заглянуть в будущее, выработка стратегии будет основываться на фактах, а не на гипотезах. Предоставляя основу для полной и надежной управленческой информации, средства управления эффективностью бизнеса могут действительно помочь организациям в выборе стратегического направления развития и в практическом воплощении бизнес-стратегии.
Заключение
С помощью этой модели использования данных разработчики BPM систем могут выявить проблемы, связанные с удовлетворением конкретных требований к управленческой информации, предъявляемых со стороны каждой из семи вышеназванных групп. Они могут тщательно оценить эти требования и обеспечить такую функциональность данных систем, которая реально поможет потребителям данных в той или иной организации.
Кроме того, поскольку не во всех организациях одинаково хорошо развиты все семь видов использования данных, разработчики средств управления эффективностью бизнеса могут использовать эту модель, чтобы оценить культуру, ожидания и средства обращения с данными тех организаций, с которыми они работают. Это позволит им лучше осуществлять как разработку и применение средств управления эффективностью бизнеса, так и обучение персонала работе с этими средствами.
Еще одно требование к разработке этих средств - это требование оценки динамики: как применение средств управления эффективностью бизнеса может изменить саму организацию. Если средства управления эффективностью бизнеса действительно являются надежным механизмом для выработки стратегии, то в тех организациях, которые используют эти средства, должен наблюдаться существенный рост информации о самой организации. По мере того как внутренние знания о компании и сложность организации данных будут возрастать, ее BPM система должна становиться более гибкой и надежной. Поэтому разработчики средств управления эффективностью бизнеса должны предоставлять системы, которые подразумевают такое саморазвитие.
Если разработчики средств управления эффективностью бизнеса примут во внимание модель использования данных, то они смогут создать такие системы, которые не станут новейшей технологической игрушкой или дорогой пустышкой, а будут играть стратегическую роль в управлении организацией.