Учебное пособие: Функции управления производством

Не будет преувеличением утверждение, что планирование является основой всех жизненных процессов. Генетическая основа всего живого есть план, программа, алгоритм этапов развития организма, четкая программа заложена в семени, и именно она определит тип растения, чудо его появления на свет, цветение, плодоношение и умирание.

Планирование является важнейшим этапом процесса уп­равления, определяющим цели (предприятия, коллектива, лично­сти), наиболее эффективные методы и средства, необходимые для достижения этих целей, и систему показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных задач.

Наиболее ответственной задачей планирования является прогнозирование или, как часто называют его американские специа­листы, стратегическое планирование (кстати, слово стратегия происходит от греческого strategos — "искусство генералов", стра­тегов). Прогнозирование должно обеспечить решение поставлен­ной стратегической задачи, добиться определенной цели с помо­щью научного предвидения на основе анализа внутренних и вне­шних связей организации, изучения экономических тенденций. Вот что говорят об этом классики: "Предвидеть — значит управлять" (Блез Паскаль); "Знать, чтобы предвидеть, предвидеть, чтобы управлять" (Огюст Конт). Никколо Макиавелли утверждал, что управлять — это заставить верить, и видел в этом одну из важ­нейших задач руководителя.

Прогнозирование является важнейшим инструментом приня­тия стратегических управленческих решений на основе анализа системы показателей: качественных (их часто называют ориенти­рами) и количественных (заданий). Основная задача стратегического планирования — определение путей и методов достижения по­ставленных целей.

Другой составляющей научного планирования является моделирование состояния управляемой системы, которое служит своеобразным аналогом эксперимента в естественных науках. Основной задачей научного программирования в планировании является раз­работка алгоритма реализации функций управляемой системы.

Традиционно планирование состояло из нескольких стадий: скрупулезная и объективная оценка состояния дел в организации и определение ее возможностей; определение цели (основной и промежуточных, второстепенных) и способов ее достижения и, нако­нец, выбор методов оперативного контроля. Такова принципиаль­ная модель планирования для любых масштабов деятельности — от государственного до семейного.

Перспективы
					Выполнение по проектам
Оперативный контроль					Стратегический контроль

Рис. 9. Схема стратегического планирования [29]

Кажется, что составление плана — ясная и даже рутинная работа. В любой семье, которая располагает определенной месяч­ной суммой доходов, всегда продумываются статьи неизбежных расходов, т.е. составляется месячный, а иногда и перспективный финансовый план. В доперестроечное время процедура планирова­ния тоже была достаточно ясной и четко регламентированной. В конце календарного года все предприятия отрасли получали кон­трольные цифры плана и плановики составляли годовой план с поквартальной и месячной разбивкой. Цель, т.е. контрольные циф­ры, определялась "наверху", в главке или министерстве, а руко­водитель предприятия мог только ритуально стенать, уверяя всех, что план завышен, и просить дополнительный фонд зарплаты и материальные ресурсы. Основная характерная черта планирова­ния при командно-административной системе — директивность — была инструментом реализации единой плановой системы, показа­тели которой должны были выполняться "любой ценой" для беспе­ребойной работы всего народного хозяйства страны.

В конкурентной среде предприниматели современной России должны иначе подходить к формированию производственного плана и тщательно изучать опыт европейского, американского и японс­кого менеджмента. Теперь нет команд сверху, нет и контрольных цифр и ответ на вопросы, что, как и когда следует производить, должно дать само предприятие. Сейчас конкурентоспособность предприятия определяют не только товар и экономичность его производства, но и система планирования, методы достижения целей и стратегического прогнозирования. Показателен опыт изве­стной корпорации "Ксерокс", которая еще в 1981 г. смело заявила, что основной стратегической целью ее деятельности является ав­томатизация рутинного конторского труда, хотя тогда 95% ее продаж приходилось лишь на обычные копировальные машины.

Таким образом, планирование на современном предприятии осуществляется, в несколько этапов: 1-й этап — определить ры­ночный спрос на продукцию, т.е. включаются механизмы марке­тинга, системы прогнозирования спроса и изготовления продукции на основе этого прогноза. Какова ситуация во внешней конкурент­ной среде, на какой товар есть спрос, каковы ожидания потреби­телей? Итак, ориентир на потребности рынка и в итоге ¾ опреде­ление целей и комплекса задач, которые необходимо решить для достижения этих целей. 2-й этап — провести тщательный анализ номенклатуры выпускаемых предприятием изделий, внести необ­ходимые корректировки в номенклатурный план, определить готовность производства к освоению новых изделий. Вновь ориента­ция на спрос. 3-й этап — принять решения об освоении новых или усовершенствовании старых задач и программ, привести в соответствие с рыночным спросом объем производства и график вы­пуска изделий, т.е. опять используются данные маркетинга.

В результате планирования определяются задачи, которые нужно решать для наиболее эффективного функционирования предприятия, ориентированного на сбыт, на потребителя. Фирма гама, без руководящих указаний сверху, осуществляет маркетинг и определяет стратегию управления производством. Американский менеджмент требует обязательного участия в процессе формиро­вания производственного плана работников служб оперативного управления, т.е. тех, кто будет отвечать за практическую реали­зацию плана.

Несомненна сложность, многовариантность реализации любо­го этапа планирования. При этом необходимая точность, оптималь­ность расчетов чаще всего зависят от искусства применения методов алгоритмизации, программного обеспечения и масштабности использования средств компьютерной техники. Хорошо сбаланси­рованный план, к разработке и оценке которого желательно привлекать возможно большее количество компетентных специалистов, дает великолепные результаты немедленно, еще до его вне­дрения. Сразу же вырисовываются истинные возможности органи­зации, ее резервы и слабые места, этапы предстоящего пути и сама цель, стратегия коллектива. Обоснованно составленный план является мотивированным стимулом труда коллектива, создает уверенность в сопричастности к достижению целей у большинства работников (об этом мы еще будем говорить, рассматривая особен­ности организации работ ведущих фирм Японии).

Основная деятельность коллектива направлена на реализацию поставленных задач, и опытные сотрудники, не входящие в выс­шее звено управления, далеко не всегда рискнут ревизовать стра­тегическую программу организации, кроме особых, экстремаль­ных ситуаций. Новобранец часто пытается оценить дислокацию и направление удара противника, но старый солдат спокойно вы­полняет свои привычные обязанности, проверяет наличие боепри­пасов, чистит, проверяет свое оружие и готовится добросовестно выполнить свой воинский долг.

Однако любой, даже самый лучший стратегический план — не догма, жизнь может и будет вносить в него неожиданные кор­рективы (например, при необходимости реорганизации предприя­тия, при угрожающем сокращении жизненного цикла товара, не­ожиданных демаршах конкурентов и т.д.).

Коснемся немного подробнее разработки основных этапов планирования, требующих опыта и искусства управления. Основой любого вида планирования, а тем более стратегического является объективный анализ состояния и возможностей организации. Этот анализ затрагивает буквально все стороны деятельности органи­зации: ход производства, систему управления, финансовое поло­жение, состояние рынка и сбытовую деятельность и т.д. Цель ана­лиза — выявление потенциальных возможностей, имеющихся ре­зервов, причин неудач. По многим причинам результаты подобно­го анализа имеют устойчивую тенденцию к завышению результа­тов и затушевыванию негативных сторон деятельности предприятия. Цель должна быть определена четко, конкретно; должны быть установлены цифры, сроки и исполнители. Совершенно недопус­тима подмена конкретных цифр призывами "усилить, улучшить, обратить особое внимание", что было так характерно для советс­кой управленческой фразеологии (хотя японский менеджмент так­же склонен к общим формулировкам). Психологически важно ори­ентировать коллектив на высокие цели и на крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию корпоративности, тем более что прак­тика показывает, что во многих случаях цели недопустимо зани­жаются.

Если центральной задачей планирования является удовлетво­рение спроса на выпускаемую предприятием продукцию при ми­нимизации издержек производства, то эта цель может быть дос­тигнута различными способами — в зависимости от стратегии пред­приятия на плановый период. В тех случаях, когда объем выпуска­емой продукции стабилен и спрос на продукцию имеет небольшую амплитуду колебаний, численность рабочей силы, структура уп­равления и плановые показатели остаются постоянными. Увы, пе­риоды такой "райской жизни" бывают редки, значительно чаще нестабильный рынок диктует свои требования и приходится изме­нять объемы выпускаемой продукции по значительной части но­менклатуры, стараясь сохранить численность рабочей силы посто­янной. Сделать это удается не всегда, и часто при изменении объе­мов выпускаемой продукции приходится изменять и численность производственного персонала путем организации сверхурочной работы, предоставления отгулов или привлечения субподрядчиков. Такая стратегия характерна для трудоемких процессов, не требу­ющих квалифицированного труда, и при сезонных работах.

Как добиться достижения поставленных целей? Как сокра­тить сроки и уменьшить финансовые, материальные и трудовые затраты? На этом этапе и определяется талант руководителя, его умение побудить коллектив мыслить творчески, искать нестандар­тные пути решения возникающих проблем.

В выборе лучшего среди множества альтернативных вариан­тов надежной основой должна служить компьютерная техника и действующая нормативно-информационная база данных. Не мень­шую роль играет и искусство общения, стимулирование коллек­тивного творчества, умение не только говорить, убеждать, но и слушать.

Судьба реализации долгосрочного планирования и прогнози­рования находится в руках специалистов оперативного управле­ния и контроля, которые осуществляют непрерывную коррекцию и выдают информацию об отклонениях фактического производства от плановых показателей.

Основоположник научного менеджмента Тейлор придавал осо­бое значение функции планирования: "Завод должен управляться не столько директором-распорядителем, управляющим или началь­ником мастерской, сколько плановым отделом. Ежедневная работа" всего завода должна направляться различными функциональными лицами отдела так, чтобы, по крайней мере, в теории завод мог работать беспрепятственно даже в том случае, если бы директор-распорядитель, управляющий и его помощники, не входящие в плановый отдел, все сразу отсутствовали в течение месяца". И сегодня зачастую на многих производственных предприятиях и фирмах начальник планового отдела — ключевая фигура в орга­низации оптимального режима работы и достижении высокой эф­фективности труда.

В последнее время, явно под влиянием заокеанских коллег, дополнительно к традиционным плановым документам стал разрабатываться бизнес-план. Если комплекс плановых документов предназначен для внутреннего пользования и некоторые его разделы носят конфиденциальный характер, то бизнес-план является ско­рее визитной карточкой фирмы и адресован в основном инвесто­рам, возможным партнерам и банкам. Главная задача бизнес-пла­на не только отразить стратегию деятельности фирмы на какой-либо плановый период, но и показать финансовую надежность, основательность, солидность предприятия.

Бизнес-план открывается краткой характеристикой производ­ственно-экономической деятельности фирмы, описывает ее воз­можности, актуальность и качество выпускаемой продукции, ран­жирует основные цели по степени их важности, ее научный и финансовый потенциал, совместную деятельность с партнерами и т.п.

Далее приводятся некоторые данные маркетинговой програм­мы (не являющиеся коммерческой тайной): тактика выхода на ры­нок, деятельность каналов распределения, политика цен, конку­рентоспособность товара, рекламные мероприятия, прогнозы объе­мов продаж и т.д. Этот раздел весьма важен, так как он демонст­рирует не только цели предприятия, но и способы их реализации.

В разделе "Производственный план" рассматриваются про­блемы обеспечения производства необходимыми ресурсами (сырье, комплектующие изделия и их поставка, энергоносители), техно­логия изготовления товара, экологичность производства. Здесь же отражаются вопросы управления и организации производства (иног­да эти вопросы являются самостоятельным разделом): организаци­онная структура управления, действующие технические средства управления и оргтехника, мотивация и стимулирование труда.

И, наконец, анализируются юридические аспекты деятельно­сти предприятия, правовая защищенность и некоторые данные финансового плана. Бизнес-план завершает краткое резюме, где подчеркиваются основные достоинства, гарантии высокоэффектив­ной деятельности фирмы и получения ею прибыли.

4.Мотивация и стимулирование труда

Мотивация — комплекс мероприятий по стимулированию деятельности человека или коллектива, направленный на достиже­ние индивидуальных или общих целей организации. При всей про­стоте и ясности этого определения теория и практика мотивации весьма непросты, так как истинные побуждения, которые застав­ляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопре­деленны и сложны. Знаменитый метод кнута и пряника, принцип материальной заинтересованности или социалистическая система моральных (в первую очередь!) и материальных стимулов не все­гда давали ожидаемые результаты. Эффективная работа предпри­ятия зависит от того, насколько надежно и добросовестно каждый сотрудник исполняет свои обязанности и зачастую прилагает дополнительные усилия, проявляет инициативу. Все это возможно при создании здорового психологического климата в организации, когда люди довольны своей работой, понимают важность постав­ленных целей, когда обеспечивается постоянное повышение про­фессиональной квалификации работающих. В начале XIX в., проводя свой знаменитый эксперимент на текстильной фабрике в Нью-Ленарке, Роберт Оуэн появился в цехе с лентами трех различных цветов и молча прикреплял красные ленты к станкам лучших рабочих, зеленые — к станкам рабочих со средними показателями, а желтые — к не выполняющим нор­му. Через два месяца, не прибавляя рабочим зарплату, не прибе­гая к угрозам и не вводя никаких технических усовершенствова­ний, Оуэн достиг желаемого: на всех станках красовались только красные ленты, т.е. нормы выполнялись всеми рабочими.

Опытные руководители знают, что каждый член группы, по­лучившей конкретное задание, будет реагировать на него по-сво­ему, иногда и непредсказуемым образом. Поступки людей зависят не только от необходимости или их явных желаний, но и от скрытых в подсознании или приобретенных в результате воспитания многих сложных субъективных факторов. У одних людей заметна власть привычки, традиции, целой системы предрассудков и сте­реотипов поведения, другие поступают так, а не иначе, под вли­янием нравственных принципов, социальных или политических идеалов. Человек реагирует на внешние события чаще всего им­пульсивно, без глубокого анализа причин и следствий. Образова­ние, воспитание, возраст, опыт и многие другие факторы опреде­ляют реакции личности на среду. Поступки молодежи чаще фор­мируются под воздействием моды, принятых в данной среде ма­нер поведения. Люди старшего возраста более ориентированы на организацию быта, семейной жизни, материальное благополучие, моральные принципы, эстетические впечатления. Руководитель должен знать сложность мотивационных тенденций личности и не удивляться неадекватности реакции людей на управляющие воз­действия.

Эффективность деятельности человека зависит от многих слож­ных факторов, среди которых основную роль играют: четкое пони­мание цели своей работы, вероятность достижения этой цели и система материальных и моральных стимулов, определяющих за­интересованность работника в его труде. Эту зависимость эффек­тивности труда (Е) от перечисленных факторов можно выразить следующей функцией: