Дипломная работа: Автоматизация процессов документооборота

Рисунок 1 - Типы документов и их взаимодействие

Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [16]

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 2).

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);

Таблица 1 - История развития ИС в управлении

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1960-1970	Подготовка отчетов	Управленческие информационные системы для производственной информации	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970-1980	Управленческий контроль	Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.	Выработка наиболее рационального решения
1980-2010	Стратегическая информация	Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы	Выживание и процветание организации

по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Рисунок 2 - Процессы в информационной системе

Преобладающими информационными технологиями, начиная с середины 80-х гг. являются компьютерные, поэтому можно говорить о реализации офисной деятельности в рамках автоматизированного (электронного) офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса (рис. 3) призвана не заменить существующую традиционную систем коммуникации персонала, а лишь дополнить ее. [16]

Техническую основу современных информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.

Рисунок 3 - Основные компоненты автоматизированного офиса

Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

В настоящее время большинство компьютеров в офисе используются неизолированно друг от друга. Они постоянно или время от времени подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки или получения сообщения и т. п. Сети могут объединять информационные ресурсы как небольших предприятий, так и крупных организаций, занимающих удаленные друг от друга помещения. Это и определяет способ соединения компьютеров между собой и, соответственно, вид сетей.

По характеру использования в сети компьютеры разделяются на серверные и рабочие станции. Сервер – специально выделенный компьютер, который предназначен для разделения файлов, удаленного запуска приложений, обработки запросов на получение информации из базы данных и обеспечение связи с общими внешними устройствами.

Рабочая станция (или клиент) – персональный компьютер, пользующийся услугами, предоставляемыми серверами. Существует два подхода к взаимодействию компьютеров в сети (рис.4): с централизованной обработкой информации и с распределенной обработкой.

При централизованной обработке информации основная часть вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной (децентрализованной) обработке информации основная часть обработки информации производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища информации.

Рисунок 4 - Варианты построения сетей

Виды территориальных компьютерных сетей указаны на рис. 5. Локальная сеть – соединенные между собой компьютеры, расположенные на небольших расстояниях друг от друга в пределах одного здания, в офисе и на расстоянии (до 100 м). В этом случае работники имеют доступ к одним и тем же внутренним источникам информации для подготовки отчетов, составления

расписания и планирования общей деятельности и т. д. В состав локальной сети могут входить принтеры и другие внешние устройства общего пользования.