Дипломная работа: Автоматизация процессов документооборота

Но перевод документов в электронный вид в графическом формате – это только часть процесса. Данные из электронной копии еще нужно ввести в информационную систему, а саму копию документа пока довольно трудно найти, пусть даже и в электронном архиве. [17]

1.3 Жизненный цикл документа

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из которых чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе - какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

1) документы создаются;

2) они рецензируются и исправляются:

3) формально или неформально утверждаются;

4) распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

5) они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

6) при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение, документов;

оформление и удостоверение документов; отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов - входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.

В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например - входящим.

Документ создается (чтобы документ стал входящим, он конечно должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.

Работа эта состоит из двух частей:

1) ввод реквизитов документа;

2) ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.

Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном - «бумажном» - формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.

Данная операция может быть разбита на две части:

• отчет самого исполнителя;