Дипломная работа: Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2
____________________________________
9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».
- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;
- инструкции по работе с системой.
В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.
Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.
Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.
На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:
1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;
2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;
3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;
4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;
5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.
После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.
Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
1.4.3. Предложения по организации разработки модуля
«Управление документацией»
Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов :
1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.
2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.
При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.
3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:
4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.
5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.
6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.
Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и дорогостоящий процесс,